Ein Grants Manager arbeitet für eine Vielzahl von Organisationen, darunter gemeinnützige Organisationen, Sozialdienste und Bildungseinrichtungen. Zu den üblichen Verantwortlichkeiten der Rolle gehören die Planung und Durchführung von Förderprogrammen, die Durchführung von Förderstudien, das Verfassen von Förderanträgen, die Vorbereitung von Förderanträgen, die Prüfung der Einhaltung der Fördermittel sowie die Erstellung und Ausstellung von Förderberichten. In den meisten Fällen berichtet der Stipendienverwalter einer Art Direktor, beispielsweise einem Zentrumsleiter in einer Sozialdienstleistungsagentur. Der größte Teil der Aufgabe besteht jedoch darin, potenzielle Zuschüsse zu identifizieren, die für die allgemeine Mission und die Ziele der Organisation am nützlichsten sind. Auch die Kommunikation mit den Stipendiengebern ist eine wichtige Aufgabe, die in den Zuständigkeitsbereich eines Stipendienverwalters fällt.
Zuallererst muss ein Grants-Manager die verfügbaren Grants recherchieren und genau identifizieren, welche die Organisation nutzen kann. Die Recherche nach verfügbaren Zuschüssen und deren Anwendbarkeit auf die Mission der Organisation erfordert sowohl eine effiziente Methodik als auch einen analytischen Prozess. Die effektive Balance dieser beiden Anforderungen entscheidet oft über den Erfolg in der Position. Sobald ein Zuschuss identifiziert wurde, muss der Zuschussmanager einen Antrag stellen, der effektiv demonstriert, dass die Organisation in der Lage ist, den Zuschuss mit Bedacht zu verwenden und die Änderungen vorzunehmen, auf die sich die Zuschüsse auswirken sollen. Darüber hinaus müssen in anderen Fällen, in denen Zuschüsse nicht ohne weiteres verfügbar sind, Zuschussvorschläge entwickelt werden, die nicht nur einen Bedarf identifizieren, sondern auch einen Plan formulieren, zu dessen Erfüllung der Zuschuss beitragen wird.
Sobald ein Zuschuss gewährt wurde, ist der Zuschussmanager dafür verantwortlich, die Einhaltung der Zuschussspezifikationen und -anforderungen sicherzustellen. Die Vergabe von Stipendien erfolgt in der Regel auf der Grundlage konkreter Verwendungen der bereitgestellten Mittel sowie erwarteter Meilensteine des geförderten Programms. Diese Verantwortung liegt beim Grants Manager und umfasst die Kommunikation dieser Spezifikationen, Anforderungen und Meilensteine sowie die regelmäßige Einhaltung der Richtlinien. Die Kommunikation der Fortschritte durch persönliche Treffen und Zuschussberichte ist Teil dieses Prozesses. Dies wird häufig durch Besuche vor Ort durch die ausschreibende Organisation zusätzlich zu vorbereiteten Berichten erreicht, die sich auf Haushaltsanliegen und die Dokumentation von Fortschritten konzentrieren können.
Darüber hinaus ist ein separater Satz von Finanzhilfeberichten für die interne Rechenschaftspflicht erforderlich. Solche Berichte werden normalerweise erstellt, um jede Finanzhilfe einzeln sowie alle Finanzhilfen zusammen zu beschreiben. Danach werden diese Berichte dem Vorgesetzten des Zuschussmanagers vorgelegt, oft begleitet von einer Präsentation, in der jeder eingereichte Bericht detailliert aufgeführt ist. Die Ausstellung solcher Berichte erfordert, dass der Grants Manager effektiv nachweisen kann, dass er oder sie die erforderlichen Aufgaben verantwortungsbewusst handhabt.