Ein privater Buchhalter in den USA arbeitet für einen einzigen Arbeitgeber und nimmt eine oder mehrere von mehreren verschiedenen Buchhaltungsfunktionen wahr, wie unter anderem interne Revision, Haushaltskonsolidierung, Steuerbuchhaltung oder Kostenrechnung. Ein privater Buchhalter kann einen anderen Titel haben, z. B. „Personalbuchhalter“, „interner Buchhalter“ oder „Verwaltungsbuchhalter“, aber alle haben im Wesentlichen die gleiche Funktion. Während viele private Buchhalter keinen Hochschulabschluss in Rechnungswesen haben, benötigen größere Unternehmen fast immer mindestens einen Bachelor-Abschluss, und viele verlangen auch von den Bewerbern, dass sie über Erfahrung in der öffentlichen Buchhaltung verfügen.
Während private Wirtschaftsprüfer für einen einzigen Arbeitgeber arbeiten, führen Wirtschaftsprüfer Buchführungsaufgaben für eine Reihe verschiedener Kundenunternehmen aus und unterhalten von Natur aus eine marktübliche Beziehung zu den Unternehmen, für die sie diese Dienstleistungen erbringen. Sie können im Laufe eines Jahres fünf oder sechs Unternehmen zugeordnet werden, oder sogar mehr, und viele kehren nie zum selben Kunden zurück. Dadurch verfügen sie über ein breites Erfahrungsspektrum in unterschiedlichen Unternehmensstrukturen und buchhalterischen Situationen. Es ist diese Erfahrung, die Unternehmen suchen, wenn sie verlangen, dass Bewerber für ihre privaten Buchhaltungsjobs über Erfahrung in der öffentlichen Buchhaltung verfügen.
Eine der wichtigsten Aufgaben, die ein privater Buchhalter erfüllen kann, ist die interne Revision, die eine detaillierte Untersuchung aller verschiedenen Komponenten der Finanztransaktionen des Unternehmens darstellt. Zum Beispiel wird ein privater Buchhalter alle Unterlagen, die eine Auszahlung unterstützen, gründlich untersuchen und sicherstellen, dass alle korrekt sind und die Transaktion angemessen widerspiegeln. Dazu gehört in vielen Fällen die Überprüfung, ob Waren oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt wurden, und gegebenenfalls die Einrichtung interner Kontrollsysteme oder deren Überwachung, falls bereits vorhanden. Bestandteil eines internen Kontrollsystems ist beispielsweise die Erfassung aller Geldeingänge unabhängig vom Buchführungsprozess. Ein privater Buchhalter überwacht das Protokoll und stellt sicher, dass alle eingegangenen Gelder ordnungsgemäß behandelt wurden.
Die Steuerbuchhaltung ist ein weiterer wichtiger Bestandteil des Berufsbildes eines privaten Buchhalters. Obwohl viele kleinere Unternehmen routinemäßig eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder einen Wirtschaftsprüfer (CPA) mit der eigentlichen Erstellung der Steuererklärungen beauftragen, wird ein Großteil der Vorarbeit vom privaten Wirtschaftsprüfer übernommen.
Ein häufiges Missverständnis über den Beruf eines privaten Buchhalters ist, dass er nichts anderes als ein verherrlichter Buchhalter ist. Während einige kleine Unternehmen ihrem Buchhalter den Titel „Personalbuchhalter“ geben, ist die Realität, dass die Arbeit eines privaten Buchhalters im Wesentlichen dort beginnt, wo die Arbeit des Buchhalters endet. Während private Buchführungsberufe im Allgemeinen kein so lukratives Vergütungspaket bieten wie diejenigen in der öffentlichen Buchhaltung, bieten sie eine bessere Balance zwischen Berufs- und Privatleben, da die öffentliche Buchhaltung sehr lange Arbeitszeiten erfordert, insbesondere von Berufseinsteigern.