Prozesssekretäre arbeiten in den Büros von Prozessanwälten. Die Arbeit erfordert traditionelle Sekretariatskenntnisse sowie Kenntnisse der Formen und Verfahren, die im Bereich von Rechtsstreitigkeiten verwendet werden. Viele der Aufgaben des Jobs beinhalten die Unterstützung des Anwalts bei der Vorbereitung auf den Prozess. Dies kann die Planung von Anhörungen, die Formatierung und Vorbereitung von Schriftsätzen sowie die Einreichung von Gerichtsdokumenten umfassen. Die Organisation von Dokumenten und die Einhaltung von Gerichtsterminen ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeit.
Bei einem Rechtsstreit handelt es sich um die Verhandlung eines Falles vor einem Gericht. In Ländern wie den USA wird jeder Staat seine eigenen Verfahrensregeln für die Formatierung und Einreichung von Rechtsdokumenten haben. Zusätzlich zu den Aufgaben des Tippens und Transkribierens von Diktaten muss ein Prozesssekretär mit dem richtigen Format von Schriftsätzen wie Schriftsätzen und Anträgen vertraut sein, die beim Gericht eingereicht werden. Jede Gerichtsbarkeit hat Regeln für die ordnungsgemäße Nennung von Rechtsbehörden, auf die sich in Schriftsätzen berufen wird. Bundesbezirksgerichte haben ihre eigenen Regeln.
„Entdeckung“ ist der Prozess, bei dem jede Seite in einem Gerichtsverfahren Dokumente austauscht, die im Prozess verwendet werden. Es handelt sich um eine Vielzahl von Informationen, und ein Prozesssekretär hilft bei der Organisation und Dokumentation, wann sie gesendet oder empfangen wurde. Die Vertrautheit mit dem Abrufen von elektronisch gespeicherten Informationen ist für den Ermittlungsprozess wichtig. Die Aufdeckungsregeln verlangen, dass der Gegenseite Unterlagen innerhalb einer bestimmten Frist vorgelegt werden, und die zuständige Sekretärin trägt zur Einhaltung der Fristen bei.
Die Terminplanung ist ein wichtiger Bestandteil des Rechtsstreits. Ein Prozesssekretär ist in der Regel für die Terminierung aller Fristen und wichtigen Termine des Anwalts verantwortlich. Dies können Anhörungen, Aussagen, Vergleichskonferenzen und die Fälligkeitstermine der Schriftsätze sein. Der Sekretär ist normalerweise für die anfängliche Planung von Anhörungen und Konferenzen verantwortlich und stellt sicher, dass keine Konflikte innerhalb des Zeitplans des Anwalts entstehen.
Die Aufgaben eines Prozesssekretärs enden nicht immer mit dem Abschluss des Prozesses. Häufig können eine oder beide Parteien oder die Parteien in einem Zivilprozess Nachverhandlungsanträge stellen, in denen behauptete Fehler in der Verhandlung geltend gemacht werden. Die Fristen für die Einreichung solcher Anträge sind im Allgemeinen sehr streng. Wie bei anderen Schriftsätzen ist der Schriftführer dafür verantwortlich, dass der Antrag im richtigen Format eingereicht und allen Beteiligten rechtzeitig Kopien ausgehändigt werden.
Rechtsmittel gegen eine Gerichtsentscheidung haben ihre eigenen Verfahrensregeln und Fristen. Eine Beschwerde muss vorbereitet und eingereicht werden, in der Regel innerhalb von 30 Tagen nach der Entscheidung des Gerichts. Ein Prozesssekretär schreibt die Berufungsschrift im entsprechenden Format und sorgt dafür, dass beim Berufungsgericht eine beglaubigte Abschrift des Verhandlungsprotokolls eingereicht wird.