Ein Rechnungsprüfer leitet ein Team von Sachbearbeitern, die für das Versenden von Rechnungen an Kunden und das Einziehen von Zahlungen verantwortlich sind. Der Vorgesetzte muss Aufgaben in der Abrechnungsstelle zuweisen und das Tagesgeschäft der Sachbearbeiter überwachen. In einigen Fällen kann der Vorgesetzte befugt sein, Angestellte einzustellen und zu entlassen, während Vorgesetzte fast immer für die Bereitstellung von Schulungen und Beratung am Arbeitsplatz verantwortlich sind.
Versicherungsunternehmen, Krankenhäuser, Satellitenfernsehunternehmen und andere Dienstanbieter beschäftigen in der Regel interne Abrechnungsteams, die von einem Abrechnungsleiter geleitet werden. Einige Arbeitgeber verlangen von ihren Vorgesetzten, dass sie einen Hochschulabschluss in Betriebswirtschaft, Rechnungswesen, Management oder einem ähnlichen Bereich erworben haben. Andere Firmen beschäftigen einfach erfahrene und qualifizierte Rechnungskaufleute in Vorgesetztenrollen. Große Versicherungsunternehmen beschäftigen möglicherweise mehrere Rechnungsaufsichtsbehörden, die den Teams von Sachbearbeitern vorstehen, die Zahlungen für verschiedene Arten von Policen abwickeln.
Auf täglicher Basis muss der Rechnungsprüfer den Sachbearbeitern in der Regel Listen der Kunden zur Verfügung stellen, die für die letzten Dienstleistungen in Rechnung gestellt werden müssen. In vielen Fällen muss der Vorgesetzte tägliche, wöchentliche oder monatliche Berichte erstellen, um die Anzahl der in Rechnung gestellten Kunden und die Anzahl der bezahlten Rechnungen zu verfolgen. Der Vorgesetzte kann Sachbearbeiter beim Auffinden von Kunden unterstützen, die nicht leicht zu erreichen sind. Darüber hinaus verfügt der Rechnungsprüfer normalerweise über einige Kenntnisse der lokalen Inkassopraktiken und -gesetze und kann daher Sachbearbeiter hinsichtlich der besten rechtlichen Methode zum Eintreiben einer überfälligen Forderung beraten.
Kunden bestreiten manchmal Rechnungen, weil die aufgeführten Dienstleistungen nicht erbracht wurden oder weil der Rechnungsbetrag von den geschätzten Kosten der Dienstleistungen abweicht. In vielen Ländern zahlen Versicherungsunternehmen im Namen des Versicherten die Arztprämien, aber Versicherungen decken in der Regel nur bestimmte Kosten ab. In diesem Fall müssen die Rechnungssachbearbeiter dem Versicherten den Rest der Rechnung in Rechnung stellen. Gebühren mit Zuzahlungen führen häufig zu Streitigkeiten zwischen Sachbearbeitern und Verbrauchern. Solche Streitigkeiten werden in der Regel an den Rechnungsprüfer eskaliert, der befugt ist, Gebühren zu erlassen oder die vom Sachbearbeiter gemachten Angaben zu bestätigen, wenn die Rechnung korrekt war.
Neben dem Versuch, Streitigkeiten mit Kunden beizulegen, muss sich der Rechnungsprüfer auch mit zwischenmenschlichen Streitigkeiten mit Sachbearbeitern befassen. Der Abrechnungsvorgesetzte ist normalerweise für die Erstellung des Personalplans verantwortlich und hat normalerweise die Befugnis, Mitarbeiter zu disziplinieren, die verspätet sind, nicht zur Arbeit erscheinen oder bei der Arbeit schlechte Leistungen erbringen. In einigen Ländern müssen Mitarbeiter Zeitkarten vorlegen, auf denen ihre Arbeitszeiten aufgeführt sind, und der Rechnungsvorgesetzte muss diese Karten unterzeichnen, um Gehaltsabrechnungen zu genehmigen.