Sekretärinnen können je nach Arbeitsplatz eine Reihe von Aufgaben haben, aber im Allgemeinen sind sie dafür verantwortlich, dass die Büros reibungslos funktionieren, indem sie eine Mischung aus administrativen und untergeordneten Managementaufgaben ausführen. Diese Fachleute beantworten in der Regel Telefon- und E-Mail-Korrespondenz und verwalten Ablagesysteme; Sie können auch Post sortieren, Besprechungen organisieren und die Kommunikation zwischen den Büros koordinieren. In den meisten Fällen gilt die Arbeit als „Einstiegsstufe“, das heißt, für den Erfolg sind keine besonderen Fähigkeiten oder Bildungsabschlüsse erforderlich. Trotzdem gibt es in der Regel Aufstiegschancen. Menschen mit viel Potenzial oder Erfahrung finden sich oft im Rennen um immer prestigeträchtigere Jobs mit immer höherer Bezahlung wieder.
Verwaltungsassistenten-, Sachbearbeiter- und persönliche Assistentenjobs sind normalerweise in diesem Dach enthalten. Alle diese Positionen sind administrativer Art und konzentrieren sich in der Regel auf den Papierkram und das elektronische Dokumentenmanagement. Eine der einzigen Ausnahmen sind Regierungs- oder andere offizielle „Sekretäre“ wie der Verteidigungsminister oder der Finanzminister. Obwohl diese Titel eine rein untergeordnete Funktion vermuten lassen, sind Beamte in diesen Rollen im Allgemeinen recht hochrangig und erledigen selbst in der Regel wenig bis gar keine administrativen oder bürokratischen Tätigkeiten.
Geistliche Fähigkeiten
Office Management ist eine der wichtigsten Sekretariatsaufgaben. Diese Tätigkeitskategorie kann etwas weit gefasst sein, beinhaltet jedoch fast immer administrative und kaufmännische Tätigkeiten. Sekretärinnen verwalten in der Regel Büropapiere, darunter das Senden und Empfangen von Post, das Erstellen und Organisieren von Ablagesystemen und das Verwalten von Korrespondenz. In den meisten Umgebungen sind Computer- und Textverarbeitungskenntnisse unerlässlich.
Auch das Entgegennehmen von Telefonaten ist an den meisten Orten ein wichtiger Teil des Jobs. Sekretärinnen sind oft die ersten Ansprechpartner, mit denen Kunden und Kunden sprechen, wenn sie ein Unternehmen anrufen. Daher sind in der Regel gute Umgangsformen und ein höfliches Auftreten erforderlich. Fachleute müssen normalerweise viel Fingerspitzengefühl zeigen, wenn sie Nachrichten entgegennehmen, Anrufer in die Warteschleife setzen oder grundlegende Fragen beantworten.
Planung und Kalender
In vielen Situationen ist das Verwaltungspersonal für die Verwaltung von Bürokalendern sowie individuellen Mitarbeiterkalendern verantwortlich. Sie sind oft dafür verantwortlich, Besprechungen und Termine zu planen und auf Konflikte und Doppelbuchungen zu achten. Besonders ausgeprägt ist diese Aufgabe beispielsweise in Arztpraxen, wo Patienten ständig nach Terminen fragen, aber auch überall dort auftreten können, wo höherrangige Mitarbeiter „gefragt“ sind. Selbst wenn es nur darum geht, ein Mittagessen zu planen oder Reservierungen für das Abendessen zu arrangieren, sind Sekretärinnen in der Regel die ersten Ansprechpartner für Führungskräfte und Manager.
Managementpflichten
Neben kaufmännischen Fähigkeiten muss das Verwaltungspersonal auch Zeit- und Personalmanager sein. Sie müssen die Bedürfnisse des Büropersonals antizipieren, interne Probleme schnell lösen und effizient arbeiten, um verschiedene Personen zu koordinieren und zusammenzubringen. Gerade bei der Führung von Führungskräften und anderen wichtigen Mitarbeitern sind exzellente Sozialkompetenzen sehr wichtig. Ein Großteil der Arbeit kann „hinter den Kulissen“ stattfinden, bei der Sekretärinnen die Bedürfnisse und Anforderungen ihrer Vorgesetzten antizipieren, bevor Anfragen gestellt werden.
Position in der Personalhierarchie
In den meisten Büros gelten Sekretärinnen als eher untergeordnet und stehen fast immer am unteren Ende der Bürohackordnung. Sie sind in der Regel sowohl dem mittleren als auch dem oberen Management unterstellt und müssen in der Regel allen gleichermaßen helfen. Große Unternehmen und Büros verfügen jedoch oft über ganze Sekretariatspools, wobei in diesem Fall eine etwas differenziertere Hierarchie entsteht. In diesen Umgebungen können einige Mitarbeiter mit untergeordneten Aufgaben wie Ablage und Beantwortung von Telefonanrufen beauftragt werden, während andere möglicherweise Zeitpläne verwalten und mit höherrangigen Mitarbeitern interagieren. Der Aufstieg in diesen Ämtern hängt in der Regel von Zeit und Erfahrung ab.
Eine der prestigeträchtigsten Aufgaben, die eine Sekretärin bekommen kann, liegt im Bereich der persönlichen Assistenz. Viele leitende Angestellte und Unternehmensleiter haben engagierte Administratoren, deren gesamtes Arbeitsleben der Pflege und Verwaltung des Zeitplans einer Führungskraft gewidmet ist. Diese Art von Sekretärin muss in der Regel lange arbeiten und mit manchmal unvorhersehbaren Anforderungen und Anfragen umgehen, gehört aber oft zu den bestbezahlten und angesehensten ihres Berufsstandes.
Ausbildungs- und Schulanforderungen
Unterschiedliche Arbeitgeber haben unterschiedliche Anforderungen an die Ausbildung ihrer Sekretärinnen. In einigen Fällen ist lediglich ein Abitur oder ein gleichwertiger Abschluss erforderlich, in anderen werden tatsächliche Sekretariatszertifikate oder -abschlüsse bevorzugt. Volkshochschulen und Berufsschulen bieten häufig Programme an, in denen interessierte Schüler die Grundlagen der Textverarbeitung und des Büromanagements erlernen können. Ein solcher Kurs ist oft eine gute Idee, auch wenn er nicht unbedingt erforderlich ist, da er einer Bewerbung helfen kann, sich abzuheben und neuen Mitarbeitern ein Plus an Erfahrung zu verschaffen.
Besondere Umstände: Amts- und Regierungssekretäre
Der Begriff „Sekretär“ kann nicht immer mit einem Büroadministrator verbunden sein. In einigen Fällen, insbesondere bei hochrangigen Regierungsbeamten, kann die Bezeichnung ehrenamtlich verwendet werden, um auf die Leitung eines breiten Bereichs von Angelegenheiten hinzuweisen. Beamte, die Abteilungen leiten oder wichtige Regierungsabteilungen beaufsichtigen, können Sekretariatstitel verwenden, aber ihre Tätigkeit sollte nicht mit allgemeineren Funktionen im Büromanagement verwechselt werden.