Ein hochrangiger Verwaltungssekretär ist in der Regel einer Führungskraft oder Abteilung zugeteilt und kann für untergeordnete Mitarbeiter wie Rezeptionisten oder Teilzeitassistenten verantwortlich sein. Diese Position ist normalerweise ein direkter Berichterstatter der Abteilung oder Person. Ein Verwaltungssekretär muss über Computerkenntnisse verfügen, über organisatorische und soziale Fähigkeiten verfügen und in der Lage sein, Besprechungsaufgaben, Recherchen und Reisevorbereitungen zu erledigen. Die Position erfordert in der Regel eine höhere Bezahlung, insbesondere wenn die Arbeit spezialisiert ist.
Assistenten können allgemeine Aufgaben wie die Beantwortung von Telefongesprächen, Korrespondenz, Ablage und Postbearbeitung des Unternehmens übernehmen, aber der Verwaltungssekretär ist in der Regel nur für die unterstützte Abteilung oder Führungskraft verantwortlich. Einige Abteilungen, die spezialisierte Assistenten einsetzen, umfassen Personalwesen, Buchhaltung und Recht. Der Sekretär kann als Bindeglied zwischen der Abteilung oder dem Vorstand und dem Rest des Büros fungieren und kann auch direkt mit Kunden umgehen.
Voraussetzung für eine Stelle als Verwaltungssekretärin ist die Beherrschung der gesamten Bürotechnik, wie zB Computer mit unterschiedlicher Software und manchmal auch ein Diktiergerät. Heutzutage suchen viele Unternehmen nach Bewerbern mit Hochschulabschluss, aber stattdessen können vorherige Erfahrungen in Betracht gezogen werden, es sei denn, die Arbeit ist hochspezialisiert. Anwaltssekretäre benötigen beispielsweise eine spezielle Ausbildung, um mit Gerichtsdokumenten zu arbeiten. Medizinische Sekretäre müssen Abrechnung und Codierung sowie medizinische Terminologie kennen.
Verwaltungssekretäre werden oft gebeten, Besprechungen und Telefonkonferenzen zwischen dem Chef, anderen Führungskräften und Kunden einzurichten und Veranstaltungen für das Büro oder Besucher zu planen. Die Fähigkeit, Informationen online zu finden und Kontakte zu Anbietern zu pflegen, ist ebenso hilfreich wie Erfahrung in der Reisevorbereitung. Im Personal- und Rechnungswesen ist die Wahrung der Vertraulichkeit beim Umgang mit privaten Mitarbeiterakten und Finanzinformationen wichtig.
Der Inhaber dieser Position kann gebeten werden, bei der Schulung und Überwachung der untergeordneten Mitarbeiter mitzuhelfen. Da Unternehmen zunehmend Aufgaben bündeln, kann eine Verwaltungssekretärin Führungserfahrung in den Bereichen Zeiterfassung, Terminplanung und Delegation sammeln. Dies unterstützt den Aufstieg innerhalb eines Unternehmens in eine Position in der Büroverwaltung oder im Management. Bewerber für eine Stelle als Bürokaufmann/-frau benötigen ausgezeichnete soziale Fähigkeiten sowie Kenntnisse der Unternehmensrichtlinien und Disziplinarmaßnahmen.
Für diejenigen, die eine Karriere als Verwaltungssekretär anstreben, können Business-Kurse an einem Community College oder einer Universität Unterricht in Computerprogrammen, Mathematik, Aufzeichnungen und Kommunikation bieten. Für allgemeine Assistenten und solche, die in den juristischen und medizinischen Bereich einsteigen möchten, gibt es eine Berufszertifizierung. In vielen Fällen kann ein Abschluss oder ein Zertifikat ein höheres Gehalt erfordern. Programme in den Bereichen Rechnungswesen und Personalwesen kommen Arbeitssuchenden zugute, die sich für diese Bereiche der Verwaltungstätigkeit interessieren.