Ein Executive Assistant widmet seine Karriere der Unterstützung eines Unternehmensbeamten, in der Regel durch eine Kombination aus professioneller Beratung und administrativer Unterstützung. Während die mit der Arbeit verbundenen Verantwortlichkeiten je nach der in einem bestimmten Unternehmen vorherrschenden Kultur variieren, gibt es einige grundlegende Aufgaben, die alle Assistenten ausführen. Die meisten davon beziehen sich auf Sekretariatsarbeit, Terminplanung und Kontaktmanagement. Viele Führungskräfte behandeln ihre Assistenten als Ansprechpartner für Ideen, Empfehlungen und vertrauliche Hilfe, und sie helfen bei allem, vom Fotokopieren bis hin zu Pressebriefings.
Hierarchie
Unternehmen mit Executive Assistants weisen in der Regel eine Assistentin pro Executive zu. Der Assistent ist für die Bearbeitung von Aufgaben verantwortlich, die von der Führungskraft delegiert werden, die als ihr unmittelbarer Vorgesetzter fungiert. In vielen Fällen haben Assistenten Schreibtische direkt vor den Büros ihrer Führungskräfte, um so zugänglich wie möglich zu sein.
Executive Assistants antworten normalerweise nur ihrem namentlich genannten Vorgesetzten. Sie fungieren als Vertrauensperson und Bürogehilfe dieser Person. Alles, was die Führungskraft erledigen muss, erledigt der Assistent. Sie können ihre Führungskraft zu Geschäftstreffen begleiten und sind dafür verantwortlich, Details über andere Teilnehmer zu erfahren. Je nach Bedarf der Führungskraft können auch Assistenten auf Dienstreisen mitkommen. In dieser Funktion ist der Assistent in der Regel dafür verantwortlich, den Zeitplan der Führungskraft zu verwalten, Sitzungen zu arrangieren und sicherzustellen, dass er oder sie das richtige Briefing-Material gelesen hat und bereit ist, alle erforderlichen Präsentationen oder Anmerkungen zu machen.
Geistliche Pflichten
Nicht alles an dem Job ist so glamourös wie Reisen und hochkarätige Meetings. Viele der täglichen Aufgaben einer Assistentin der Geschäftsleitung sind kaufmännischer Natur. Assistenten sind in der Regel für die Erledigung des Papierkrams ihres Vorgesetzten verantwortlich. Dazu gehören Post, Korrespondenz zwischen Büros und grundlegende Ablagen. Der Assistent kann auch zur Verwaltung eines Kalenders herangezogen werden, um Besprechungszeiten, offizielle Termine und wichtige Kontakte zu verfolgen.
Managementanforderungen
Je nach Struktur und Größe des Unternehmens kann eine Assistentin der Geschäftsführung eine oder mehrere eigene Assistentinnen haben, die bei der Arbeitsbelastung helfen. Dies sind in der Regel Sekretärinnen oder kaufmännische Angestellte auf Einstiegsebene. Die Assistentin der Geschäftsleitung ist in der Regel für die Verwaltung ihrer Aufgaben verantwortlich und delegiert bei Bedarf Aufgaben an sie.
In den meisten Fällen hat die Unternehmensleitung wenig bis gar kein Mitspracherecht über die Sekretariatsstruktur, die seine Assistentin einrichtet. Entscheidungen über Disziplin, Belobigungen und Gehaltserhöhungen werden oft dem Ermessen des Assistenten überlassen, oft in Absprache mit der Personalabteilung des Unternehmens.
Ausbildung und Erfahrung
Um einen Job als Assistentin der Geschäftsleitung zu bekommen, ist in der Regel eine Kombination aus Ausbildung und praktischer Erfahrung erforderlich. Im Allgemeinen erwarten Führungskräfte von ihren Assistenten, dass sie Experten in Unternehmensrichtlinien und -verfahren sind und mit grundlegenden Bürofunktionen vertraut sind. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Mitarbeiter nach einer anderen Position innerhalb der Unternehmensstruktur Assistent der Geschäftsleitung wird. Viele Sekretärinnen auf niedrigerer Ebene werden zum Beispiel nach mehreren Jahren starker Arbeitsleistung in den Status eines Executive Assistant aufsteigen.
Die meisten Unternehmen ziehen es vor, dass Assistenten einen bestimmten Abschluss haben. Studiengänge in Management, Human Resources oder sogar Soziologie können von Vorteil sein, aber normalerweise reicht es aus, einen Abschluss in etwas zu haben. Personalverantwortliche in Unternehmen betrachten die Hochschulausbildung oft eher als Zeichen von Prestige und allgemeinem Intellekt denn als Quelle für spezifisches berufsbezogenes Wissen.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass ein Hochschulabschluss erforderlich ist, um eine Assistentin der Geschäftsleitung zu werden. In vielen Fällen ist Erfahrung wichtiger als formale Bildung. Obwohl es schwierig sein mag, unmittelbar nach der High School eine Anstellung auf Führungsebene zu bekommen, kann jemand mit nur einem High School-Abschluss, der mehrere Jahre als Support-Mitarbeiter in einem Unternehmen gearbeitet hat, der überzeugendste Kandidat sein. Unternehmen sind oft mehr daran interessiert, wie gut ein Kandidat die Stelle erfüllen kann, als die Schulen, die in einem Lebenslauf genannt werden.
Prestige und Vorteile
Executive Assistants gelten in der Regel als etwas Elite, zumindest wenn es um Hilfskräfte geht. Sie haben in der Regel Privilegien, die andere Verwaltungsassistenten nicht teilen, sowohl in Bezug auf Ressourcen als auch auf Gehalt. In einigen Unternehmen kann eine Assistentin der Geschäftsleitung mit einer langen Amtszeit berechtigt sein, an Pensionsprogrammen oder anderen Vergünstigungen teilzunehmen, die Mitarbeitern in geringeren Positionen nicht zur Verfügung stehen.
Beziehung zu persönlichen Assistenten
In einigen Fällen können die Assistenten der Geschäftsleitung auch bestimmte persönliche Aufgaben übernehmen, wie zum Beispiel die Reinigung der Reinigung oder die Urlaubsvorbereitungen für ein Haustier der Familie. Dies sind jedoch keine normalen beruflichen Verpflichtungen. Meistens sind solche Non-Office-Jobs die Aufgaben eines persönlichen Assistenten. Es kann leicht sein, persönliche und leitende Assistenten zu verwechseln, obwohl ihre Arbeit technisch unterschiedlich ist. Die einzige offizielle Rolle einer Assistentin der Geschäftsleitung besteht darin, einem Vorgesetzten zu helfen, bei der Arbeit erfolgreich zu sein. Ein persönlicher Assistent hingegen ist in der Regel dafür verantwortlich, einer wichtigen Person zu helfen, ihr Leben allgemein zu organisieren, sowohl persönlich als auch beruflich.