Eine Spa-Empfangsdame begrüßt Kunden, vereinbart Termine und wickelt die Zahlung für Spa-Leistungen ab. Als öffentliches Gesicht eines Spas muss die Rezeptionistin freundlich und komfortabel mit einer Vielzahl von Menschen sein und mit allen angebotenen Spa-Dienstleistungen vertraut sein. Der Job kann mit Vorteilen wie einem Mitarbeiterrabatt auf Dienstleistungen oder der Möglichkeit, neue Behandlungen kostenlos auszuprobieren, verbunden sein, eine Option, die in einigen Spas angeboten wird, damit die Rezeptionisten den Kunden Informationen aus erster Hand geben können.
Die Terminverwaltung, einschließlich Reservierungen, Umzug, Terminplanung von Anbietern und Organisation von Zimmern, ist ein wichtiger Teil der Arbeit einer Spa-Rezeption. Dies erfordert die Berücksichtigung von Kundenwünschen nach speziellen Dienstleistungen, wie beispielsweise einer ölfreien Massage für Menschen mit Allergieproblemen. Darüber hinaus muss die Spa-Rezeption sicherstellen, dass Kunden und Anbieter angemessen gepaart sind; ein Behandlungsanbieter kann beispielsweise nicht wissen, wie er alle Dienstleistungen erbringen soll, oder ein Kunde kann jemanden mit einem bestimmten Geschlecht anfordern.
Kunden haben oft Fragen zu Spa-Dienstleistungen, die von ihrem Gefühl bis hin zu den verwendeten Zutaten reichen können. Die Spa-Rezeption muss genaue Informationen sowie Empfehlungen für Personen bereitstellen, die sich nicht sicher sind, welche Dienstleistungen ihnen gefallen könnten. Die Rezeptionisten können Menschen auch bei Fragen zu Gruppenbuchungen wie Brautpartys helfen, die eine vorherige Absprache erfordern können, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse der Kunden erfüllt werden. Die Rezeptionisten können auch Speisen und Getränke für die Gäste im Spa bestellen, damit sie sich zwischen den Spa-Behandlungen erfrischen können.
Rezeptionisten arbeiten oft an einem Schreibtisch, der einen Souvenirladen mit Produkten aus dem Spa umfassen kann. Sie können nicht nur Zahlungen für Dienstleistungen entgegennehmen, sondern auch Einzelhandelsprodukte verkaufen und Fragen dazu beantworten. Eine Spa-Empfangsdame muss möglicherweise auf geschäftige Zeiten im Geschäft sowie auf Flaute vorbereitet sein und muss sich sicher fühlen, selbst wenn eine Menschenmenge Fragen stellt oder auf Hilfe wartet. Als persönlicher Begrüßer gibt die Empfangsdame auch den Ton für den Besuch an, daher ist es wichtig, ruhig und entspannt zu bleiben.
Telefon- und Online-Buchungen sind in vielen Spas üblich. Eine Spa-Rezeption muss in der Lage sein, das Telefon zu beantworten und E-Mail-Anfragen von Personen zu bearbeiten, die Termine buchen oder Fragen stellen möchten. Ein Teil der Arbeit kann auch die Vertrautheit mit lokalen Annehmlichkeiten, Produkten und Dienstleistungen beinhalten, damit die Rezeptionistin den Kunden Restaurants und andere Unterhaltungsmöglichkeiten empfehlen kann.