„Kostenüberschreitung“ bezeichnet in der Finanzbuchhaltung Situationen, in denen der dem Kunden in Rechnung gestellte Betrag die tatsächlich erzielten Erlöse übersteigt. Bis diese Einnahmen erzielt werden, werden sie als Verbindlichkeiten in den Buchhaltungsbüchern des Unternehmens ausgewiesen. Diese Art der Überfakturierung tritt normalerweise in Branchen auf, in denen es üblich ist, Dienstleistungen im Voraus abzurechnen, wie beispielsweise im Baugewerbe.
Eines der häufigsten Beispiele für die Verwendung dieses Begriffs ist der von vielen Auftragnehmern verwendete Abrechnungsprozess. In diesem Szenario ist es nicht ungewöhnlich, dass ein Auftragnehmer seinen Kunden im Voraus für vertraglich vereinbarte, aber noch nicht ausgeführte Arbeiten in Rechnung stellt. Es wird vorausgesetzt, dass die Arbeiten innerhalb eines angemessenen Zeitraums abgeschlossen werden. In der Zwischenzeit werden die in Rechnung gestellten Forderungen die tatsächlich erzielten Einnahmen übersteigen und in den Finanzunterlagen des Auftragnehmers als Verbindlichkeit ausgewiesen. Wenn die Arbeit abgeschlossen ist und die Einnahmen als verdient gelten, verringert sich der Betrag, bis der Betrag nicht mehr als Verbindlichkeit eingestuft wird.
Anbieter verwenden manchmal überhöhte Abrechnungen, um Ausgaben zu kontrollieren und die Notwendigkeit zu vermeiden, Kredite in Anspruch zu nehmen oder Kredite aufzunehmen, um benötigte Materialien im Voraus zu bezahlen. Durch die Sicherstellung einiger Vorauszahlungen von Kunden können diese Mittel zur Deckung aller mit der Arbeit verbundenen Kosten verwendet werden, da das Geld für die Bezahlung von Arbeit, Material oder anderen für die Erledigung der Arbeit relevanten Aufgaben zur Verfügung steht. Bei richtiger Verwaltung bedeutet dies, dass nach Abschluss des Projekts keine verbleibenden Kosten zu begleichen sind und der Anbieter einen über die Arbeitskosten hinaus erwirtschafteten Gewinn in der Hand hat.
Obwohl diese Praxis in einer Reihe von Branchen akzeptiert wird, erfordert dieser Ansatz eine sorgfältige Verwaltung der mit jedem Kunden verbundenen Abrechnungen auf eine Weise, die nicht erforderlich wäre, wenn die Abrechnung zu dem Zeitpunkt erfolgt, zu dem das Geld tatsächlich verdient wurde. Es ist darauf zu achten, dass der Fortschritt der Arbeiten oder der Erbringung von Dienstleistungen verfolgt wird, damit die Haftung genau reduziert wird. Sollte der Anbieter mehrere verschiedene Projekte gleichzeitig durchführen, muss er darüber hinaus vermeiden, die als Verbindlichkeit ausgewiesenen Mittel für den Einkauf von Verbrauchsmaterial für einen Job zu verwenden, obwohl die Einnahmen tatsächlich mit einem anderen Job verbunden sind. Andernfalls kann schnell ein falsches Bild davon entstehen, welche Arbeit mit einem bestimmten Auftrag in Rechnung gestellt wurde und was nicht, was sowohl für den Kunden als auch für den Anbieter zu Problemen führt.