Anfallende Kosten sind alle Kosten, die ein Unternehmen im Rahmen der Geschäftstätigkeit zahlen muss, sei es für Gegenstände oder für die Anmietung eines Raums. Anstatt die entstandenen Kosten am Tag der Zahlung zu melden, werden sie normalerweise an dem Tag gemeldet, an dem das Unternehmen für die Zahlung haftbar wird. Ein wichtiger Grund für die Berichterstattung und Überwachung dieser Kosten besteht darin, sicherzustellen, dass das Unternehmen nachverfolgt, wie viel es zu zahlen hat, damit keine Zahlungen vergessen werden. Ein weiterer Grund ist, dass Einnahmen mit Verbindlichkeiten saldiert werden und wenn die Einnahmen niedriger oder gleich den Verbindlichkeiten sind, kann dies zu Problemen führen.
Mit der Führung eines Unternehmens sind viele Kosten verbunden, die alle als angefallene Kosten ausgewiesen werden sollten. Wenn das Unternehmen beispielsweise Geräte kauft oder Kreditkartenrechnungen bezahlen muss, fallen beides an und werden auf die gleiche Weise gemeldet. Auch wenn die Kosten mit einem Vermögenswert oder einer gewinnbringenden Verwendung wie Lagerbeständen oder Inventar verbunden sind, fallen die Kosten für diese Artikel dennoch an und sollten gemeldet werden.
Ein Unternehmen kann zwar am Tag der Zahlung entstandene Kosten melden, dies wird jedoch selten getan und kann gegen einige Rechnungslegungsgrundsätze verstoßen. Stattdessen schreibt das Unternehmen die Verbindlichkeit normalerweise am Tag ihrer Entstehung ab. Wenn ein Einzelhandelsunternehmen beispielsweise Inventar im November erhält, die Rechnung jedoch erst im Dezember bezahlen muss, sollten die Kosten im November gemeldet werden, wenn das Inventar eintrifft.
Ein Unternehmen hat normalerweise viele Dinge zu bezahlen, und ein Grund für die Meldung entstandener Kosten besteht darin, dem Unternehmen zu helfen, zu wissen, welche Rechnungen bezahlt werden müssen. Dies ist neben den Rechnungslegungsgrundsätzen ein weiterer Grund, warum Verbindlichkeiten am Tag ihrer Entstehung erfasst werden. Dies verhindert, dass das Unternehmen die Kosten vergisst, bevor es versehentlich mit der Zahlung in Verzug gerät.
Nach Ablauf des Monats vergleichen Buchhalter oder andere Geschäftsleute in der Regel die Einnahmequelle mit den angefallenen Kosten, um sicherzustellen, dass das Geschäft weiterhin gut läuft. Wenn die Kosten geringer sind als die Einnahmen, sollte es keine Probleme geben; Wenn die Kosten höher oder gleich dem Umsatz sind, kann das Unternehmen in Schwierigkeiten geraten. Wenn das Unternehmen beispielsweise einen monatlichen Umsatz von 10,000 US-Dollar (USD) erzielt, die Verbindlichkeiten jedoch 10,000 US-Dollar oder mehr betragen, lässt dies keinen Gewinn und kann zu einem möglichen Konkurs führen.