Barkosten sind Kosten, die sofort in bar oder einem gleichwertigen Wert wie einem Scheck oder einer Zahlungsanweisung bezahlt werden. Dies steht im Gegensatz zu Kosten, die auf Kredit gezahlt werden, entweder durch einen Kreditvertrag mit einem Verkäufer oder die Verwendung einer Kreditkarte oder eines Kreditrahmens zur Deckung der Ausgaben. Unternehmen, die eine Cash-Accounting-Methode verwenden, erfassen Barkosten, sobald sie anfallen, und erfassen Kreditkosten nur, wenn Bargeld zur Begleichung von Kreditkonten bezahlt wird. Diese Buchführungsmethode kann einige Herausforderungen mit sich bringen, was dazu führt, dass viele Unternehmen die periodengerechte Buchführung bevorzugen, um ihre Kontoaktivitäten zu überwachen.
Im Wesentlichen sind Barkosten alle Kosten, die im Voraus in sofort verfügbaren Mitteln bezahlt werden. Die Mittel für diese Kosten werden direkt von den Konten eines Unternehmens abgebucht und nicht auf Kredit ausgezahlt und später zurückgezahlt. Es gibt viele Arten von Transaktionen, bei denen Barzahlungen aus Sicherheitsgründen erforderlich sind, und diese werden alle zu Buchführungszwecken als Barkosten erfasst. Manche Menschen und Unternehmen arbeiten aus Bequemlichkeitsgründen oder aus anderen Gründen vollständig in bar und haben daher nur Bargeldkosten.
In der Kassenbuchhaltung wird jede Barzahlung zur Begleichung von Barkosten zusammen mit den Informationen zur Transaktion im Hauptbuch erfasst. Ein Problem bei dieser Methode besteht darin, dass es keinen Mechanismus zum Aufzeichnen von Kredittransaktionen gibt und das Hauptbuch daher keine genaue Abbildung der Geschäftsbedingungen liefert. Ein Unternehmen könnte ausstehende Kredittransaktionen haben, die nicht erfasst werden, was zu einer irreführenden Darstellung seiner finanziellen Gesundheit führt.
Barkosten können Konten umfassen, die sofort beglichen werden, laufende Ausgaben, die in bar bezahlt werden, viele Nebenkosten und so weiter. Bei der periodengerechten Buchführung vermerken Buchhalter zusätzlich zur Erfassung der Barkosten bei Anfall auch Kredittransaktionen. Durch die Aufzeichnung dieser Transaktionen, wenn sie stattfinden, selbst wenn sich noch kein Geld geändert hat, kann das Unternehmen seine finanzielle Situation besser verfolgen und für die betroffenen Parteien ein ehrlicheres Bild seiner Finanzen erstellen.
Die Ansätze für Buchhaltungsmethoden variieren je nach Unternehmen. Viele haben sich von der Barkostenrechnung zur Periodenrechnung abgewendet, weil sie die Periodenabgrenzungsmethode für ihre Bedürfnisse genauer und hilfreicher finden. Buchhalter können spezifische Ratschläge zu Buchführungsmethoden und der Option geben, die für ein bestimmtes Unternehmen am besten geeignet ist. Sobald eine Rechnungslegungsmethode ausgewählt wurde, muss diese konsequent angewendet und verwendet werden, um das Risiko von Verwechslungen, ungenauen Abschlüssen und anderen Problemen zu verringern.