Die besten Tipps für das Eventmanagement sind, Aufgaben zu delegieren, einen geeigneten Veranstaltungsort auszuwählen, für das Unerwartete zu planen und Schlüsselpersonen zu bedienen. Abhängig von der Größe der Veranstaltung benötigt der Eventmanager möglicherweise Unterstützung, um die Wahrscheinlichkeit von Fehlern zu verringern. Die Wahl des richtigen Veranstaltungsortes ist sehr wichtig, da einige der größten Probleme, die vermieden werden können, mit dem Veranstaltungsort zusammenhängen. Eventmanager sollten auch Notfallpläne haben und alle Geräte im Voraus testen. Schlüsselpersonen wie Redner, Entertainer und Darsteller sollten berücksichtigt und betreut werden, um Störungen des Zeitplans zu vermeiden.
Das Delegieren von Aufgaben ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Eventmanagement, da es dazu beiträgt, dass alle Aspekte der Veranstaltung abgedeckt werden. Eventmanager sollten über ein geschultes Team verfügen, das überprüft, ob alles berücksichtigt wurde und verfügbar ist, um potenzielle Probleme zu lösen. Bei kleineren Veranstaltungen kann es praktischer sein, einen Assistenten anstelle eines Veranstaltungsmanagement-Teams zu haben.
Die Wahl des Veranstaltungsortes ist eine Entscheidung, die eine Veranstaltung entweder machen oder zerstören kann. Wenn ein Kunde noch keinen Veranstaltungsort im Sinn hat, muss der Eventmanager genau herausfinden, was der Kunde erwartet, wie viele Personen der Veranstaltungsort fassen soll und ob besondere Überlegungen angestellt werden müssen. Beispielsweise kann ein Workshop mehr Platz benötigen, weil Tisch und Stühle benötigt werden, während eine Vortragsveranstaltung in einem kleineren Bereich stattfinden kann. Einige besondere Überlegungen, die berücksichtigt werden müssen, sind Bereiche zum Servieren von Speisen, barrierefreier Zugang, spezielle Tanzflächen, Bereiche für Entertainer und Sicherheitseinrichtungen für Spezialeffekte wie Feuerwerk.
Es müssen Notfallpläne für alles erstellt werden, was schief gehen könnte, wie zum Beispiel Geräteausfälle, verspätete Redner und schlechtes Wetter. Die Erstellung eines Plans für jeden möglichen Fehler kann dem Eventmanager helfen, bei einem Problem ruhig zu bleiben. Im Krisenfall sind bereits Backups vorhanden und Optionen sind jederzeit verfügbar.
Die Bewirtung wichtiger Personen ist wichtig, um Verspätungen oder Stornierungen zu vermeiden. Dies kann bedeuten, Redner oder Entertainer vom Flughafen abzuholen, sicherzustellen, dass ihre Unterkünfte bequem sind, sie am Tag der Veranstaltung abrechnen und sicherstellen, dass alle ihre Bedürfnisse erfüllt werden und sie zufrieden sind. Die Befriedigung der Bedürfnisse von Rednern oder Entertainern hilft ihnen, sich schneller zurechtzufinden und sich mental besser auf die Veranstaltung vorzubereiten.