Die Geschäftsprozessdokumentation ist der Prozess der Erstellung einer schriftlichen Aufzeichnung der Schritte, die mit einem bestimmten Geschäftsprozess oder -verfahren verbunden sind. Eine solche Dokumentation hilft, Verfahren zu standardisieren und Best Practices zu etablieren. Zu den Tipps zum Erstellen klarer, effektiver Prozessdokumente gehören die Verwendung einer leicht verständlichen Sprache, die Überprüfung der Dokumentation durch mehrere Parteien und das Verfassen sowohl detaillierter Dokumente als auch vereinfachter Spickzettel.
Viele Unternehmen erstellen Geschäftsprozessdokumentationen zu Schulungszwecken. Dies bedeutet, dass wahrscheinlich viele Personen mit sehr unterschiedlichem Verständnis die Dokumente lesen werden. Um eine maximale Effektivität zu gewährleisten, sollten die Prozessdokumente für jeden, der sie wahrscheinlich verwenden wird, leicht verständlich sein.
Experten empfehlen oft, solche Dokumente in einer Sprache zu schreiben, die einem Leseniveau der neunten Klasse entspricht. Autoren sollten auch die Verwendung von Fach- oder Branchenjargon vermeiden. Wenn Akronyme oder Branchenbegriffe verwendet werden müssen, sollten diese zunächst klar definiert werden. Es ist auch ratsam, beim Erstellen der Geschäftsprozessdokumentation eine Liste von Definitionen einzufügen.
Obwohl die Dokumentation von Geschäftsprozessen oft von einer Person erstellt wird, die in der Entwicklung solcher Dokumente erfahren ist, ist es wichtig, dass andere die Dokumente überprüfen, bevor sie allgemein verwendet werden. Wenn die Person, die die Dokumentation verfasst, kein Experte für den zu dokumentierenden Prozess ist, sollte ein solcher Experte eine Überprüfung durchführen, um sicherzustellen, dass der Inhalt technisch korrekt ist. Die Unterlagen sollten zudem von mindestens einer mit dem Verfahren völlig unbekannten Person durchgesehen werden, damit unklare Anweisungen oder fehlende Schritte identifiziert werden können.
Ausführliche Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftsprozessdokumentation. Die Dokumente erläutern alle Schritte eines Prozesses und können auch zusätzliche Informationen enthalten, wie z. B. Softwareanforderungen, rechtliche Einschränkungen und Kontaktinformationen für verschiedene Schritte. Obwohl die Dokumente für eine vollständige Erklärung des Prozesses von entscheidender Bedeutung sind, können sie für den täglichen Gebrauch zu lang oder zu sperrig sein.
Eine Lösung für dieses Problem besteht darin, einen Spickzettel zu erstellen, der nur die kritischsten Schritte behandelt und als Erinnerung dient, nachdem die gesamte Prozessdokumentation gelesen wurde. Diese Spickzettel sollten eine einfache Möglichkeit bieten, grundlegende Informationen zu jedem Schritt zu finden. Es kann sinnvoll sein, die Seiten- oder Kapitelnummer anzugeben, auf der die Informationen in der vollständigen Dokumentation zu finden sind, damit der Leser eine Referenz hat, wenn er zusätzliche Informationen benötigt. Solche Blätter werden oft als Flussdiagramme oder Umrisse präsentiert.