Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind Geldbeträge, die einem Unternehmen in Form von unbezahlten Rechnungen oder anderen Schulden geschuldet werden. Die besten Tipps zur Erfassung von Debitorentransaktionen helfen einem Unternehmen, alle geschuldeten Gelder so schnell wie möglich einzuziehen. Eine zeitnahe und konsistente Verarbeitung sowie die Gegenprüfung der in verschiedenen Ledgern erfassten Buchungen tragen dazu bei, die Genauigkeit zu gewährleisten und aktuelle Debitorenbeträge bereitzustellen. Die Verwendung eines Ledgers oder einer Buchhaltungssoftware zur Erfassung von Forderungen ist eine gute Möglichkeit, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. Die Auslagerung der Debitorenbuchhaltung ist eine Option für diejenigen, die nicht über die Zeit oder das Personal verfügen, um solche Aufgaben zu erledigen.
Erfassen Sie Verkäufe und Bargeldtransaktionen immer sofort im entsprechenden Journal. In diesem Journal werden alle Verkäufe in der Spalte „Haben“ und alle getätigten Zahlungen in der Spalte „Soll“ erfasst. Am Ende eines jeden Tages werden dann die in der Kreditspalte des Journals aufgeführten Verkaufsbeträge in einem separaten Debitorenbuch erfasst; diese Methode sollte auch am Ende jedes Monats verwendet werden. Die Erfassung von Forderungen auf diese Weise bietet eine genaue Aufzeichnung der Verbindlichkeiten sowohl gegenüber dem Unternehmen als auch gegenüber dem Kunden.
Das Führen eines Debitorenbuchs ist ein weiterer guter Tipp, um die Genauigkeit bei der Erfassung von Debitorentransaktionen zu gewährleisten. Individuelle Kundenbuchungen im Verkaufs- und Kasseneingangsjournal sollten am Ende eines jeden Tages in die Debitorenbücher gebucht werden. Wenn diese Transaktionen von Hand erfasst werden, sollten alle diese Debitorenbücher in derselben Mappe geführt werden. Bei Verwendung einer Software zur Debitorenbuchhaltung werden diese Transaktionen automatisch erfasst. Die Verwendung eines der vielen verfügbaren Buchhaltungssoftwareprogramme ist eine gute Möglichkeit, den Überblick über Debitorentransaktionen zu behalten, ohne die mühsame Erfassung und Abstimmung zwischen den Hauptbüchern.
Eine weitere Möglichkeit zur genauen und zeitnahen Erfassung von Debitorentransaktionen besteht darin, die Aufgabe an ein Unternehmen oder eine Organisation auszulagern, die sich auf die Abwicklung von Buchhaltungsaufgaben spezialisiert hat. Diese Unternehmen übernehmen alle mühsamen Aufzeichnungsaufgaben und erstellen regelmäßig Berichte. Überprüfen Sie alle Buchhaltungs- oder Buchhaltungsunternehmen sorgfältig, bevor Sie ihnen Zugang zu sensiblen Informationen gewähren. Konsultieren Sie lokale Geschäftsorganisationen wie das Better Business Bureau und bitten Sie andere Geschäftsleute, ein zuverlässiges und ehrliches Unternehmen zu empfehlen.