Ein Unternehmen, das Verkäufe an die breite Öffentlichkeit tätigt, insbesondere solche, die ausschließlich online erfolgen, kann von einem Zahlungsabgleich profitieren. Die Schritte für den Zahlungsabgleich können je nach Art des Geschäfts und der Art der Zahlungen oder fälligen Salden variieren. Ein Unternehmen, das Zahlungen von Verbrauchern verlangt, kann Taktiken anwenden, die sich geringfügig von den Zahlungen zwischen Unternehmen unterscheiden. Solche Schritte können das Abgleichen von Rechnungsdaten mit den Einnahmen umfassen, um Unstimmigkeiten zu finden, die Kontaktaufnahme mit Zahlungspflichtigen oder sogar den Abgleich von Fehlern mit Finanzinstituten.
Viele Unternehmen gleichen alle Zahlungen, die von Kunden oder anderen Quellen stammen, manuell ab. Dies kann manchmal dazu führen, dass Zahlungen oder Daten verloren gehen, wird aber dennoch von denen bevorzugt, die nicht in Abgleichsoftware investieren möchten. Die Schritte des elektronischen Zahlungsabgleichs sind so konzipiert, dass das System alle relevanten Berichte automatisch sammeln und vergleichen und die Ergebnisse an die zuständige Verwaltungseinheit senden kann.
Sobald die Daten erfasst sind, werden in den nächsten Zahlungsabstimmungsschritten die Computersoftware oder das Personal alle Daten sortieren und zuordnen. Dies kann nach Produkt oder Geschäftsbereich oder nach anderen von den Geschäftsinhabern festgelegten Kriterien erfolgen, damit die relevanten Daten zusammengehalten werden. Anschließend kann jede Dateneinheit oder jede Datensammlung dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet werden, der diese Daten bearbeitet. Die nächsten Schritte umfassen in der Regel die Übertragung aller dieser Daten entweder mit der Software oder manuell in eine Tabellenkalkulation oder ein ähnliches System, damit alle Einzahlungen und Rückbuchungen einfach überprüft werden können.
Die Kreditkartenverarbeitung kann auch ein Schritt im Prozess des Zahlungsabgleichs einiger Unternehmen sein. Dazu gehören Transaktionen sowie Namen, Telefonnummern und Adressen der Kunden. Für die meisten Unternehmen ist es wichtig, über eine Software oder ein Drittanbieter-Hosting zu verfügen, die damit umgehen können, um Zahlungen ordnungsgemäß abzuwickeln und Kreditkarteninformationen zu erfassen. Das System kann dann für das Unternehmen entscheiden, ob es die nicht erhaltenen Zahlungen abschreiben oder erneut vorlegen soll.
Die letzten paar Schritte erfordern eine menschliche Interaktion, nur um die Informationen zu bewerten, die das Zahlungsabgleichsprogramm erzeugt hat. In den meisten Fällen müssen die Mitarbeiter im Allgemeinen nichts recherchieren und müssen nur auf die bereitgestellten Informationen reagieren. Diese Aktionen können die Kontaktaufnahme mit Zahlungsempfängern oder die Einreichung von Daten für vierteljährliche Überprüfungen umfassen. Wenn Zahlungen nicht abgestimmt werden können, gelten sie als ausstehend und haben in den meisten Unternehmen eine hohe Priorität und können die Geschäfts- und Kundenbeziehungen ernsthaft beeinträchtigen. Für Unternehmen ist es wichtig, alle möglichen Zahlungen abzustimmen, aber die meisten haben einen Spielraum für unbezahlte Schulden in ihren Budgets eingebaut.