Die Ausschreibung ist ein System, bei dem Unternehmen, die ein Produkt oder eine Dienstleistung suchen, anderen Unternehmen oder Einzelpersonen erlauben, konkurrierende Angebote abzugeben, um das Recht zu erlangen, das angeforderte Produkt oder die angeforderte Dienstleistung bereitzustellen. Der Prozess wird auch als „Ausschreibung“ bezeichnet, da das Unternehmen, das das Produkt oder die Dienstleistung benötigt, die Anbieter auffordert, ihr bestes Angebot abzugeben. Die Beschaffung wird oft vom Einkäufer für das Unternehmen abgewickelt, das ein Produkt oder eine Dienstleistung sucht. Diese Person ist befugt, Aufträge an Lieferanten des erfolgreichen Angebots zu vergeben.
Die meisten Unternehmen, die auf Produkte oder Dienstleistungen Dritter angewiesen sind, verfügen über eine Einkaufsabteilung. Zu diesen Unternehmen gehören Unternehmen, die Rohstoffe zur Herstellung ihres Endprodukts benötigen, wie z. B. Fertigungsunternehmen, Computermontage oder Wiederverkäufer. Das Unternehmen, das die Angebote anfordert, legt auch die Anforderungen jedes Angebots in einem Dokument dar, das als Request for Proposal (RFP) bezeichnet wird. Die Aufforderung zur Angebotsabgabe beschreibt das Verfahren, das die Bieter befolgen müssen, um ihre Angebote abzugeben. Dies beinhaltet im Allgemeinen den Preis, zu dem der Lieferant ein Produkt oder eine Dienstleistung liefert, und die Zeit, zu der es geliefert wird.
Staatliche Einrichtungen verwenden normalerweise das Beschaffungssystem, um mehrere faire Angebote für jedes Produkt oder jede Dienstleistung zu erhalten, die sie benötigen. Dies soll sicherstellen, dass bei der Vergabe eines bestimmten Auftrags keine Unangemessenheit vorliegt. Zum Beispiel hat die General Service Administration (GSA) der Vereinigten Staaten mehrere Abteilungen, die das Ausschreibungssystem betreiben. Die GSA verfügt über eine Website, auf der alle Kontaktmöglichkeiten und die dazugehörigen Gebotshinweise aufgelistet sind.
Die meisten Ausschreibungssysteme verlangen, dass der Gewinner den niedrigsten Preis hat. Einige Systeme basieren jedoch auf einer Kombination von Variablen, wie dem Zeitpunkt der Lieferung, der Wahrscheinlichkeit eines Lieferantenausfalls und der Kreditwürdigkeit des Lieferanten. Um ein Angebot abzugeben, muss sich ein potenzieller Lieferant lediglich bei dem Unternehmen registrieren, das den Angebotsvorschlag anfordert, und sein Angebot gemäß den vertragsspezifischen Regeln und Richtlinien erstellen.
Der erfolgreiche Bieter wird vom Angebotseinkaufsmanager benachrichtigt und erhält offiziell den Zuschlag. Dem Lieferanten wird für die Lieferung seines Produkts oder seiner Dienstleistung eine bestimmte Zeit eingeräumt. Kann das Produkt oder die Dienstleistung nicht fristgerecht geliefert werden, kann der Kontakt für nichtig erklärt und der Ausschreibungsprozess von vorne begonnen werden. Der Lieferant, der nicht rechtzeitig liefern konnte, wird in der Regel von der Abgabe weiterer Angebote zum gleichen Auftrag ausgeschlossen.
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