Gehaltsabrechnungssachbearbeiter und -verwalter sind dafür verantwortlich, die Mitarbeiter des Unternehmens zu bezahlen, Steuern vom Lohn abzuziehen und Gelder von Gehaltsschecks auf Rentenkonten und Versicherungskassen zu überweisen. Viele Unternehmen verlangen von den Sachbearbeitern keine formale Ausbildung. Dennoch bieten viele Hochschulen Kurse zur Lohnabrechnung an, und einige Firmen verlangen von den Angestellten, dass sie diese Lohnabrechnungsqualifikationen erworben haben oder einen Hochschulabschluss haben. Andere Arten von Gehaltsabrechnungsqualifikationen, die Arbeitgeber bevorzugen, umfassen Buchhaltungslizenzen und verschiedene Arten von Personalausweisen.
In der Regel verlangen Arbeitgeber von Mitarbeitern der Lohnbuchhaltung einen Hochschulabschluss. Viele Hochschulen bieten kurzfristige Kurse ohne Abschluss in der Gehaltsabrechnung oder Buchhaltung an, und diese Arten von Gehaltsabrechnungen werden oft von Arbeitgebern angestrebt. In einigen Fällen können Buchhaltungskurse eher Buchhaltungspraktiken im Allgemeinen als Gehaltsabrechnungen behandeln, aber die in diesen Sitzungen erlernten Konzepte können auf die Gehaltsabrechnung sowie auf andere Arten von Verwaltungsarbeiten angewendet werden.
Große Unternehmen beschäftigen eine große Zahl von Sachbearbeitern, und einige Firmen ziehen es vor, dass leitende Angestellte über umfassende Kenntnisse in der Buchhaltung verfügen, da die Gehaltsabrechnung ziemlich komplex sein kann, wenn eine größere Anzahl von Mitarbeitern und erhebliche Geldsummen beteiligt sind. In vielen Ländern führen Aufsichtsbehörden oder Wirtschaftsprüfungsverbände Prüfungen zur Buchführung durch und erfolgreiche Kandidaten erhalten Lizenzen oder Abschlusszertifikate. Diese Buchhaltungsnachweise gehören zu den Gehaltsabrechnungsqualifikationen, die oft als Jobvoraussetzungen in Stellenanzeigen aufgeführt werden. Abgesehen von formalen Buchhaltungskursen bieten einige Hochschulen Buchhaltungskurse an, in denen grundlegende Rechnungslegungsgrundsätze gelehrt werden. Personen, die an diesen Kursen teilnehmen, können oft als Lohnbuchhalter arbeiten.
In einigen Firmen sind die Personalverantwortlichen (HR) für die Lohnverhandlungen und die Lohnabrechnung zuständig. Daher müssen Personen, die in der Lohnbuchhaltung arbeiten möchten, in der Regel über Vorerfahrungen im Personalwesen verfügen. Einige Hochschulen bieten berufsbildende Kurse im Bereich Personalmanagement an und diese Kurse enthalten manchmal einen Abschnitt zur Gehaltsabrechnung. Darüber hinaus ziehen es einige Arbeitgeber vor, Angestellte mit Hochschulabschluss in rechnungslegungsbezogenen Fächern wie Mathematik oder Finanzen einzustellen, während andere Unternehmen Kandidaten mit Bachelor-Abschlüssen in Personalmanagement suchen.
Informationstechnologie (IT)-Firmen vermarkten bestimmte Arten von Gehaltsabrechnungssoftwareprogrammen an Unternehmen jeder Größe. Einige IT-Firmen entsenden Unternehmenstrainer, um Schulungen am Arbeitsplatz durchzuführen, bei denen den Angestellten der Umgang mit dieser Software beigebracht wird. Andere Firmen richten Online-Schulungsmodule ein oder versenden Schulungsmaterialien mit Softwareprogrammen. Da viele Softwareprogramme branchenweit eingesetzt werden, verlangen einige Arbeitgeber von Bewerbern eine Softwareschulung und in einigen Fällen kann die Gehaltsabrechnung, die diese Unternehmen anstreben, ein Abschlusszertifikat enthalten.