Hauptbücher gehören zu den häufigsten – und wichtigsten – Dokumenten im Buchhaltungssystem eines Unternehmens. Obwohl es viele verschiedene Arten von Hauptbüchern gibt, sind die gebräuchlichsten die Verkaufs-, Einkäufe-, Kassen- und Hauptbücher. Jedes dieser Hauptbücher enthält eine bestimmte Art von Geschäftsvorfall, was es dem Unternehmen erleichtert, Informationen zu einem späteren Zeitpunkt zu finden. Buchhalter sind dafür verantwortlich, die Bücher des Unternehmens vorzubereiten und die Transaktionen entsprechend zu erfassen. Der Jahresabschluss ist das Endergebnis der Informationen aus den Buchhaltungsbüchern eines Unternehmens.
Die Verkaufsbücher enthalten alle Transaktionen, die sich auf den Verkauf von Inventar oder Dienstleistungen an Kunden beziehen. Buchhalter erfassen das Transaktionsdatum, eine kurze Beschreibung und den Verkaufsbetrag. Das Ledger enthält normalerweise Daten für einen bestimmten Monat, da dies das gängigste Verfahren in Buchhaltungssystemen ist. Andere Informationen – wie Verkaufsrabatte, Retouren oder andere Zulagen – können ebenfalls in diesem Ledger enthalten sein. In diesem Buchhaltungsbuch sollten zu jedem Zeitpunkt nur Daten zu den Verkäufen des Unternehmens enthalten sein.
Einkäufe haben ein eigenes separates Buch in einem Buchhaltungssystem. Diese Hauptbuchbücher enthalten nur Informationen über das Geld, das ein Unternehmen ausgibt, um die für den Geschäftsbetrieb erforderlichen Artikel zu erwerben. Buchhalter listen ähnliche Informationen wie das Verkaufsbuch auf, d. h. das Transaktionsdatum, eine kurze Beschreibung und den Dollarbetrag für gekaufte Artikel. Hier kann auch ein Nebenbuch existieren, das als Kreditorenbuchhaltung bezeichnet wird. Dieses Nebenbuch listet alle Lieferanten auf, denen das Unternehmen Geld für gekaufte Waren oder Dienstleistungen schuldet.
Kassenbücher enthalten alle Transaktionen für Aktivitäten, die Bargeld verwenden. Der Zweck dieses Ledgers besteht darin, einem Unternehmen zu helfen, seine Bankkonten am Monatsende abzustimmen. In einigen Fällen kann es sein, dass dieses Ledger während des Monats aufgrund der Größe und Art des Geschäfts keine umfangreichen Aktivitäten aufweist. Buchhalter zeichnen normalerweise Bargeldtransaktionen auf und können das Hauptbuch dann an eine Person weitergeben, die das Bankkonto abstimmt. Die Aufgabentrennung zwischen Buchhaltern, die das Kassenbuch führen, trägt dazu bei, Unangemessenheit – wie Betrug oder Unterschlagung – zu verhindern.
Das Hauptbuch ist ein Sammelbegriff für Transaktionen, die nicht unter den Zweck der anderen Hauptbuchbücher fallen. Buchhalter verwenden dieses Hauptbuch oft als letztes Mittel für Geschäftstransaktionen. Wenn Sie hier zu viele Transaktionen aufzeichnen, können Informationen oder Daten verloren gehen, deren Durchsuchen bei der Suche nach Informationen einige Zeit in Anspruch nimmt. Buchhalter legen oft spezifische Regeln für die Verwendung eines Hauptbuchs fest.