Vermittlungsstellenjobs findet man in vielen mittelständischen Unternehmen und fast jedem großen Unternehmen. Telefonzentralen arbeiten in Krankenhäusern, Büros, Polizeistationen oder Behörden. Die Beschreibung für die Tätigkeit als Telefonistin beinhaltet das Beantworten von Anrufen, beinhaltet jedoch häufig auch administrative Aufgaben. Die meisten Menschen können mit nur einem Hochschulabschluss eine Stelle als Telefonistin finden.
Ein Vermittlungsstellenbetreiber betreibt typischerweise eine Nebenstellenanlage oder eine PBX-Vermittlungsanlage, um eingehende Anrufe an die entsprechenden Parteien zu verteilen. Möglicherweise müssen sie Anrufe über einen Lautsprecher ankündigen oder Anrufer einfach dem Empfänger vorstellen, bevor sie den Anruf weiterleiten. Einige Telefonisten werden gebeten, Nachrichten per Hand entgegenzunehmen, anstatt einen Anrufer an die Voicemail weiterzuleiten.
Sogar automatisierte Systeme benötigen manchmal die Hilfe von Schaltanlagenbedienern. Jeder, der keine Nachricht hinterlassen möchte, muss mit einer Vermittlungsstelle sprechen, um eine andere Person zu finden, die seinen Anruf entgegennimmt. Darüber hinaus wurden die meisten Tätigkeiten als Telefonist in der Telefonzentrale automatisiert, beispielsweise bei der Unterstützung von Kunden bei Orts- und Ferngesprächen oder bei der Telefonauskunft. Telefonzentralen werden immer noch bereitgehalten, um denen zu helfen, die Schwierigkeiten mit den automatisierten Diensten haben.
Zu den Aufgaben der Telefonistin im Büro gehört häufig auch die Tätigkeit als Empfangsdame. Es kann eine Herausforderung sein, eingehende Anrufe mit eingehenden Kunden gleichzeitig zu balancieren, daher ist bei diesem Job als Telefonistin viel Geduld und Fingerspitzengefühl erforderlich. Telefonzentralen übernehmen häufig andere administrative Aufgaben wie das Öffnen von Post, das Tippen von Umschlägen oder das Weiterleiten eingehender Faxe.
In einem Krankenhaus erfordert der Job als Telefonistin die Liebe zum Detail bei der Weiterleitung von Anrufen an die richtigen Patienten. Da der Telefonist der erste Ansprechpartner für alle Anrufe ist, muss er als Vertreter des Krankenhauses ein professionelles und fürsorgliches Image vermitteln. Die Betreiber von Krankenhausvermittlungen müssen lernen, Paging-Systeme zu verwenden und verschiedene Alarmsysteme zu überwachen. Es ist wichtig, dass der Bediener mit allen Abteilungen des Krankenhauses vertraut ist, um den richtigen Kontakt mit jeder Person in einer Notfallsituation zu gewährleisten. Viele Krankenhäuser stellen nur einen Telefonisten mit Vorkenntnissen ein.
Kommunalverwaltungen benötigen Telefonzentralen, um Anrufe an die entsprechenden Abteilungen und Abteilungsleiter weiterzuleiten. Diese Mitarbeiter beantworten häufig auch allgemeine Fragen für Anrufer. Ein grundlegendes Verständnis des Innenlebens der Stadtverwaltung ist wichtig, um Kunden bei ihren Fragen und direkten Anrufen angemessen zu helfen.