Selbst ein einfaches Bürogerät wie ein manueller Hefter kann für Büroangestellte Probleme bereiten. Das Zusammenheften einiger Seiten eines Berichts mag nicht besonders gefährlich klingen, aber diese Bewegung 200 Mal auszuführen kann zu einer sich wiederholenden Belastungsstörung führen. Aus diesem Grund können Gerätefortschritte wie ein elektrischer Hefter dem Unternehmen im Laufe der Zeit tatsächlich Geld sparen. Weniger Verletzungen durch wiederholte Bewegungen bedeuten eine höhere Produktivität der Mitarbeiter, geringere Fehlzeiten und weniger Besuche in arbeitsmedizinischen Kliniken.
Ein elektrischer Hefter verwendet einen Magnetschalter, um die Bewegung der Hand eines Arbeiters zu duplizieren, die auf die Oberseite drückt. Ein Vorteil eines elektrischen Hefters ist die Beständigkeit – der Magnetschalter liefert jedes Mal den gleichen Druck. Ein menschlicher Büroangestellter kann nach einigen hundert Handbetäubungsschlägen Schwierigkeiten haben, konstanten Druck aufrechtzuerhalten. Bei einem elektrischen Hefter ist der letzte Schlag genauso solide wie der erste.
Ein weiterer Vorteil eines elektrischen Hefters ist die Kapazität. Das Zusammenheften eines zweiseitigen Berichts ist vielleicht nicht anstrengend, aber das Erstellen eines 20-seitigen Unternehmens-Newsletters kann einen erheblichen Aufwand erfordern. Ein elektrischer Hefter kann normalerweise einen dicken Papierstapel durcharbeiten, ohne die Heftklammern zu stauen oder zu zerreißen. Manuelle Hefter können nur so leistungsstark sein wie der Benutzer, und es gibt definitiv eine Obergrenze dafür, wie viele Seiten sie erfolgreich zusammenheften können.
Manchmal erfordert ein Druckprojekt eine andere Art der Heftung. Sicherheitshandbücher oder Werbekataloge des Unternehmens erfordern möglicherweise zwei oder drei Heftklammern in der Mitte der gefalteten Seiten. Dies wird in Verlagskreisen als „Sattelheftung“ bezeichnet. Einige manuelle Hefter haben möglicherweise eine tiefere Einstellung, die das Sattelheften kleiner Broschüren ermöglichen würde, aber sie können nicht alle Seiten durchdringen. Ein elektrischer Hefter mit einer tiefen Einstellung kann Sammelheftungen durchführen, ohne dass ein spezielles Bindegerät erforderlich ist.