Einzelhandelskäufer sind Fachleute, die darin geschult sind, Waren zum Großhandelspreis zu kaufen, die in Geschäften oder online zum Einzelhandelspreis verkauft werden. Abhängig von der Größe des Geschäfts, für das der Einkäufer tätig ist, ist er möglicherweise für den Einkauf von Waren für das gesamte Geschäft oder nur für eine Abteilung verantwortlich. Kleine Boutiquen haben zum Beispiel möglicherweise nur einen Einzelhandelskäufer im Personal, oder der Eigentümer ist möglicherweise für den gesamten Einkauf verantwortlich. Große Kaufhäuser und Einzelhandelsketten können dagegen zahlreiche Einzelhandelseinkäufer haben, die den Einkauf bestimmter Warenarten überwachen.
Ein Damenkaufhaus kann über ein Dutzend verschiedene Einkäufer beschäftigen. Einige wären für Schuhe und Dessous zuständig, andere für Berufs- und Abendgarderobe. Abhängig von der Größe des Geschäfts kann es auch Käufer geben, die Waren für Abteilungen kaufen, die Schmuck, Mäntel und Oberbekleidung, Kosmetik, Sportbekleidung und Düfte verkaufen. Ein Sportfachgeschäft hingegen hätte ein ganz anderes Angebot an Abteilungen.
Um Waren für ihre Unternehmen einzukaufen, besuchen Einzelhändler häufig halbjährliche oder vierteljährliche Messen, auf denen Verkäufer ihre Waren ausstellen und Bestellungen von den Käufern entgegennehmen. Diese Messen finden oft in Großstädten statt und können sogar in einem Hotel stattfinden, wo die Käufer Zimmer zu einem ermäßigten Preis mieten können. Jeder Anbieter zeigt in der Regel ein Produktsortiment an, das mehrere unterschiedliche Käufer ansprechen soll. Jedes Jahr finden Tausende von Messen statt, auf denen eine sehr breite Palette von Waren präsentiert wird, von Yachten bis zu Kinderspielzeug, von Haarprodukten bis hin zu Spielgeräten.
Einkäufer im Einzelhandel sind nicht nur dafür verantwortlich, Waren auszuwählen, die sich in ihren Geschäften gut verkaufen, sondern auch für die Auswahl der richtigen Mengen. Diese Entscheidungen werden normalerweise getroffen, nachdem die Verkaufstrends und die Verkaufshistorie des Geschäfts oder der Geschäfte, für die sie arbeiten, untersucht wurden. Darüber hinaus ist das Studium der kommenden Branchentrends auch ein wichtiger Bestandteil der Arbeit eines Einkäufers.
In einigen Fällen gehen Käufer direkt zum Ausstellungsraum oder Lager des Verkäufers, anstatt bei ihnen auf einer Messe zu kaufen. Dies ist nützlich für Käufer, die Spezial- oder Handelsmarkenprodukte kaufen möchten und Zeit damit verbringen müssen, Produktspezifikationen und detaillierte Preisinformationen mit den Anbietern zu überprüfen. Es gibt auch einige Einzelhandelskäufer, die einfach Überschüsse von Anbietern kaufen, um sie bei Discounterketten zu verkaufen.