Unternehmen stellen Gehaltsschecks als tatsächliche Zahlung oder Nettolohn aus, die ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber nach Beendigung einer Lohnarbeitszeit erhalten hat. Ein Gehaltsscheck ist ein Finanzinstrument, mit dem die auf dem Scheck verbuchten Gelder vom Bankkonto des Arbeitgebers abgebucht und den Arbeitnehmern gutgeschrieben werden können.
Gehaltsabrechnungsprüfungen können verschiedene Formen annehmen; physischer Scheck, elektronischer Geldtransfer, elektronisches Gehaltskonto oder Bargeld. Das amerikanische Arbeitsrecht verbietet die Bezahlung von Mitarbeitern, die Waren oder andere Materialien verwenden.
Der Betrag des Gehaltsschecks wird auch als Nettozahlung bezeichnet. Dieser Betrag entspricht dem Gesamtlohn oder Bruttolohn, basierend auf der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden mal dem Stundensatz für die Periode oder dem Jahreslohn dividiert durch die Anzahl der Lohnperioden im Jahr. Vom Bruttolohn werden im Auftrag von Bund und Ländern gesetzliche Leistungen wie Einkommensteuer, FICA, SS, Krankenversicherung und Arbeitslosenversicherung abgezogen. Absetzbare Zusatzleistungen werden pro Periode vom Bruttolohn abgezogen. Der verbleibende Betrag ist der Nettolohn bzw. die Gehaltsabrechnung.
Das Arbeitsrecht sieht vor, dass Arbeitnehmer nur auf Grundlage einer bestimmten Entgeltperiode bezahlt werden können. Die Optionen sind täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, vierzehntägig oder monatlich. Gehaltsschecks müssen den Mitarbeitern für Arbeiten ausgestellt werden, die während des Lohnzeitraums innerhalb eines bestimmten Zeitraums ab dem Ende des Lohnzeitraums ausgeführt wurden.
Gehaltsabrechnungen müssen von einer ordnungsgemäß bevollmächtigten Führungskraft des Unternehmens unterzeichnet werden. Im Falle einer Unternehmensinsolvenz sind Gehaltsschecks geschützt und müssen bezahlt werden, bevor Anträge anderer Gläubiger untersucht werden.
Physische Gehaltsschecks verfallen 6 Monate nach dem Datum auf dem Scheck. Wird der Scheck während dieser Zeit nicht einem Kreditinstitut zur Einlösung vorgelegt, verliert der Scheck seine Gültigkeit. Ein Ersatzscheck muss zum Nennwert des ursprünglichen Schecks angefordert und ausgestellt werden.
Arbeitgeber, die Gehaltsschecks ausstellen, sind verpflichtet, bei jedem Gehaltsscheck eine Zahlungsanzeige bereitzustellen. Aus dem Zahlungsavis müssen die Bruttozahlung, alle Abzüge und die Benennung der Leistung, für die die Mittel vorgesehen sind, das Nettoentgelt und die Abrechnungsperiode nachgewiesen werden. Der Hinweis muss bei allen Gehaltsschecks enthalten sein, auch wenn der Betrag über mehrere Zeiträume hinweg gleich ist.
Der Gesamtbetrag der staatlichen Abzüge ist am Ende eines jeden Kalenderjahres zusammenzufassen und jedem Arbeitnehmer bis Ende Februar des folgenden Kalenderjahres eine Steuererklärung auszustellen. Das genaue Formular zur Meldung der Gehaltsabrechnungsinformationen variiert je nach Einkommensart, Bundesland und sieben weiteren Faktoren.
Alle von den Gehaltsschecks abgezogenen Beträge müssen innerhalb einer bestimmten Frist an die zuständige Agentur überwiesen werden. Jede Überweisung muss die Höhe des Arbeitnehmerabzugs, den Arbeitnehmernamen, die Abrechnungsperiode und die Arbeitgebernamen enthalten. Für staatliche und bundesstaatliche Abzüge gelten spezifische Überweisungsfristen und Strafgebühren werden erhoben, wenn Arbeitgeber mit ihrer Einreichung zu spät kommen. Jeder Arbeitgeber, der Gelder von der Gehaltsabrechnung der Arbeitnehmer abzieht und diese nicht überweist, wird strafrechtlich verfolgt.
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