Metainformationen sind einfach kleine Informationssegmente über Informationen. Die Hauptfunktion von Metainformationen besteht darin, einige allgemeine Details über den Schwerpunkt und den Inhalt einer größeren Menge umfassenderer Informationen bereitzustellen. Im Kontext des aufstrebenden Wissensmanagements sind die Grenzen für die Qualifizierung eines bestimmten Segments als Metainformation ziemlich gut definiert.
Im Wesentlichen dienen Metainformationen oder Metadaten oft als Vorläufer oder als Zusammenfassung der Daten und Informationen, die in einem größeren Körper von Details enthalten sind. So würde beispielsweise der Hauptteil einer Hausarbeit so verstanden, dass er Daten und Informationen enthält. Der Titel, die Beschreibung oder die Zusammenfassung des Themas der Arbeit oder jede Art von Übersicht würden jedoch als Metainformationen angesehen.
Metainformationen dienen gewissermaßen als Teaser für das, was noch kommen wird. Die gemeinsamen Elemente, die als Metainformationen klassifiziert werden, geben einen Einblick in die Gesamtheit der Informationen, ohne viele Fakten preiszugeben. Daher ist die Verwendung von Metainformationen normalerweise ein Mittel, um den Leser dazu zu verleiten, vorwärts zu gehen und mit dem Lesen des größeren Werks zu beginnen.
Die Konstruktion von Metainformationen stützt sich oft auf alle Elemente, die innerhalb der Disziplin des Wissensmanagements identifiziert wurden. Metainformationen werden Daten verwenden, die lediglich faktische Komponenten sind. Informationen, bei denen es sich im Wesentlichen um Schlussfolgerungen handelt, die aus den präsentierten Daten gezogen werden, können auch teilweise die Struktur der Metainformationen beeinflussen. Schließlich wird häufig auch die Komponente des Wissens miteinbezogen. Unter Wissen wird in diesem Zusammenhang die Komponente verstanden, die die Nutzung der Daten und Informationen beinhaltet, um ein Ergebnis zu projizieren.
Während die eigentliche Identifizierung von Titeln, Betreffzeilen und die Verwendung einer Synopse als Metainformation ein relativ neues Phänomen ist, gibt es das Konzept schon seit Jahrhunderten. Viele Autoren wählen Titel eher beschreibend, insbesondere in wissenschaftlichen Forschungsarbeiten. Die Verwendung einer einfachen Zusammenfassung mit einem oder zwei Sätzen ist in vielen wissenschaftlichen und wirtschaftsbezogenen Dokumenten üblich. Sicherlich ist die Idee, Schlussfolgerungen zu ziehen und die enthaltenen Daten zu verwenden, um zukünftige Ereignisse zu projizieren, auch ein gemeinsames Element schriftlicher Werke im Laufe der Jahrhunderte. Das Verständnis dieser literarischen Konstrukte im Sinne von Metainformationen macht es einfach einfacher, diese gemeinsamen Elemente mit Begriffen zu identifizieren, die in der heutigen Welt leicht verständlich sind.