Kleingeld ist ein kleiner Geldbetrag, der von den Mitarbeitern eines Unternehmens für Nebenkosten unter einem bestimmten Betrag verwendet wird, normalerweise etwa 50 US-Dollar (USD) in den Vereinigten Staaten. Viele Finanzbeamte sind sich einig, dass es in bestimmten Fällen nicht kosteneffektiv ist – ganz zu schweigen von Zeitverschwendung –, einen Scheck für die Ausgaben kleiner Unternehmen auszustellen. Einige übliche Verwendungen für Kleingeld sind der Kauf von Büromaterial und das Bezahlen von Mahlzeiten, Unterhaltung, Transport vor Ort und andere verschiedene Gebühren. Es kann auch verwendet werden, um Kunden Rückerstattungen oder Änderungen zu gewähren. Unabhängig von der Verwendung ist in der Regel eine Dokumentation erforderlich, um die Mittel zu belegen, um potenzielle Prüfungsprobleme zu vermeiden.
Manchmal als Zahlstelle bezeichnet, kann das Geld aus einem Kleinkassenfonds verwendet werden, um den Mitarbeitern vergangene geschäftsbezogene Ausgaben zu erstatten, oder es kann für erwartete Ausgaben reserviert werden. Die Mittel dürfen oft verwendet werden, um Kunden, die Waren oder Dienstleistungen von dem Unternehmen kaufen, Wechselgeld zu geben. Darüber hinaus wird häufig Kleingeld für Büromaterial oder Laborbedarf ausgegeben, ist aber in der Regel nicht für den Einkauf großer Gegenstände gedacht. Vielmehr wird es normalerweise für Nebenkosten wie Papier und Stifte ausgegeben. Darüber hinaus erstatten die Fakultäten vieler Universitäten, die menschliche Fächer in ihrem Studium verwenden, die Fächer mit Portokasse.
Im Allgemeinen können die meisten geringfügigen Auslagen, die einem Arbeitnehmer im Rahmen der Geschäftstätigkeit entstehen, je nach den speziellen Richtlinien des Arbeitgebers in Form einer Barauszahlung erstattet werden. Mitarbeiter bestimmter Unternehmen zahlen oft für lokale Fahrten, einschließlich Bus, Taxi oder U-Bahn, die ihnen erstattet werden können. Auch Büroveranstaltungen, wie Mitarbeiterversammlungen oder Partys, können ebenso wie bestimmte Geschäftsessen und andere günstige Unterhaltungsangebote mit Portokasse finanziert werden.
Es gibt bestimmte Einschränkungen und Ausnahmen im Zusammenhang mit der Verwendung eines Kleinkassenfonds. Beispielsweise ist es in der Regel nicht zulässig, als Scheckeinlösungsfonds oder als Quelle für einen Gehaltsvorschuss verwendet zu werden. Wenn sich das Unternehmen in den USA befindet, können je nach Bundesstaat auch bestimmte Umsatzsteuerbefreiungen berücksichtigt werden. Darüber hinaus kann der Geldbetrag auf einem Kleingeldkonto nach Bedarf gemäß den Richtlinien der Organisation erhöht oder verringert werden.
Als Verwahrer von Kleinkassen wird in der Regel ein Aufsichtsmitarbeiter des Unternehmens eingesetzt, und die Führung des Fonds erfordert eine genaue Dokumentation für Buchhaltungszwecke. Beispielsweise ist es für Mitarbeiter in der Regel sinnvoll, Antragsformulare und Einzelbelege beim Umgang mit Porto zu verwenden. Diese Formulare, auch Portokassengutscheine genannt, sind in der Regel im Bürofachhandel erhältlich.