Im Allgemeinen haben nur die Eltern oder Erziehungsberechtigten eines Schülers Zugriff auf die Schulunterlagen des Schülers. Dazu gehören Schulzeugnisse, Mittelschulen und Abiturzeugnisse. Oberstes Ziel ist der Schutz der Privatsphäre des Schülers. Es ist normalerweise illegal, bestimmte Arten von Informationen ohne Zustimmung der Eltern an Dritte weiterzugeben. In Notfällen oder anderen außergewöhnlichen Umständen können Ausnahmen gemacht werden. Eltern haben in der Regel ein Recht auf die Informationen, auch wenn sie geschieden sind und das Sorgerecht für das Kind nicht teilen.
In den USA ist der Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) ein Bundesgesetz, das die Rechte von Eltern und Schülern sowie die Verantwortlichkeiten der Schulbezirke in Bezug auf Schulunterlagen festlegt. Es gibt auch einen Abschnitt des Gesetzes namens Individuals with Disabilities Education Act (IDEA), der speziell die Zugangsrechte von Eltern zu den sonderpädagogischen Aufzeichnungen eines Kindes regelt. Neben der Einhaltung von Bundesgesetzen haben die meisten Bundesstaaten eigene Regeln und Vorschriften für den Zugang zu Schulunterlagen erlassen.
FERPA legt drei grundlegende Verantwortlichkeiten der Schulbezirke in Bezug auf die Bildungsunterlagen fest: Sie müssen den Eltern das Recht einräumen, die Aufzeichnungen ihrer Kinder einzusehen. Sie müssen ihnen auch das Recht einräumen, die in den Dateien enthaltenen Informationen erforderlichenfalls zu korrigieren. Schließlich sind sie verpflichtet, die Eltern zu informieren, wenn sie Informationen an Dritte weitergeben, die als schädlich oder als Verletzung der Privatsphäre angesehen werden könnten.
Neben den Schulnoten enthalten die meisten Schulunterlagen sogenannte Verzeichnisinformationen. Hierbei handelt es sich um personenbezogene Daten über einen Schüler, die bei Weitergabe an Dritte nicht als schädlich angesehen würden. Der Eingriff in die Privatsphäre ist bei der Offenlegung von Verzeichnisinformationen normalerweise kein Problem. Einige Beispiele sind der Name, die Privatadresse und die Kontaktinformationen des Schülers und die Daten, an denen er oder sie die Schule besucht hat. In vielen Fällen gibt es Informationen zu Größe und Gewicht für Studenten in Sportmannschaften, die für die Rekrutierung von Hochschulen verwendet werden.
Eltern müssen in der Regel einen schriftlichen Antrag stellen, um Zugang zu den Schulunterlagen ihres Kindes zu erhalten. Die staatlichen Gesetze können variieren, aber die Schulen haben normalerweise 45 Tage Zeit, um auf die Anfrage zu antworten. Auch nicht sorgeberechtigte Eltern haben ein Recht auf die Auskunft, die Schule muss diese jedoch nicht unbedingt kostenlos zur Verfügung stellen. Sie können die Eltern bitten, die Schulunterlagen persönlich einzusehen, oder sie können eine Schutzgebühr für das Kopieren und Versenden von Dokumenten an einen Elternteil erheben, der nicht zur Schule reisen kann.
Sobald ein Studierender das 18. Lebensjahr vollendet hat oder eine postsekundäre Einrichtung besucht, gehen die Rechte der Eltern auf den Studierenden über. Es gibt jedoch Fälle, in denen die Eltern weiterhin das Recht haben, auf die Schulunterlagen des Kindes zuzugreifen. Der Student kann seinen Eltern zustimmen, Finanzinformationen einzusehen, beispielsweise wenn er oder sie steuerlich als abhängig gilt.