Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alles tun, um die Prüfverfahren einzuhalten. Bei Compliance-Audits gehört dazu, mit Auditoren zu sprechen, Zugang zu Vertragsdokumenten zu gewähren und Auditoren die Einsichtnahme in verschiedene Geschäftsprozesse zu ermöglichen. Diejenigen, die Finanzprüfungen nachkommen möchten, müssen Zugang zu Buchhaltungs- und Finanzdaten, Verträgen und Personalakten gewähren.
Audits sind eine Möglichkeit, die Praktiken und Abläufe eines Unternehmens zu überprüfen. Sie können entweder Compliance- oder finanzbasiert sein. Compliance-Audits konzentrieren sich auf den tatsächlichen Betrieb des Unternehmens, einschließlich der Geschäftspraktiken und -prozesse. Eine Finanzprüfung konzentriert sich stattdessen darauf, sicherzustellen, dass das Unternehmen die Rechnungslegungsstandards und Finanzvorschriften einhält.
Die Einhaltung von Compliance-Audits beginnt damit, dass Auditoren Zugang zu verschiedenen leitenden Angestellten und Mitarbeitern der Organisation haben. Dazu gehört auch, dafür zu sorgen, dass Verantwortliche wie Manager, Vorgesetzte und Unternehmensleiter für Interviews zu Geschäftspraktiken und -prozessen zur Verfügung stehen. Compliance-Auditoren können Zugang zu Mitarbeitern auf allen Ebenen verlangen, um sicherzustellen, dass die Prozesse wie gemeldet eingesetzt werden. Der Zugang zu Mitarbeitern muss privat ohne Einmischung von Vorgesetzten, Managern oder anderen Mitarbeitern erfolgen, um sicherzustellen, dass die Prüfer genaue und wahrheitsgetreue Informationen erhalten.
Der Zugriff auf Vertragsdokumente ist eine weitere Möglichkeit, Auditverfahren einzuhalten. Zu den Vertragsdokumenten, die verfügbar sein sollten, gehören solche, die sich auf die Führungsverantwortung, das Eigentum am Unternehmen und alle Geschäftsverfahren oder -prozesse beziehen. Ein weiterer Teil des Compliance-Audits umfasst die Überprüfung aktueller Praktiken und den Vergleich mit vertraglichen oder dokumentierten Geschäftsprozessen, um Sicherheitsbedenken zu erkennen.
Finanzprüfungen erfordern, dass Unternehmen den Wirtschaftsprüfern Zugang zu allen relevanten Finanzdaten gewähren. Um die Prüfungshandlungen einzuhalten, sollten Unternehmen bereit sein, Dokumente in Bezug auf Steuern, Bilanzen, Hauptbucheinträge und Gehaltsabrechnungen auszuhändigen. Andere Dokumente, die für die Durchführung einer Finanzprüfung erforderlich sind, umfassen Kontoauszüge, Scheckregister und eine Aufstellung der unbezahlten Krankheits- und Urlaubszeiten.
Verträge und andere geschäftsbezogene Unterlagen sind ebenfalls erforderlich, um die Einhaltung der Auditverfahren zu unterstützen. Dies können Miet- und Pachtverträge sowie Verkäuferverträge sein. Andere Unterlagen, die den Abschlussprüfern zur Verfügung gestellt werden müssen, umfassen eine Liste der Vorstandsmitglieder, alle Beschlüsse und Protokolle der letzten Vorstandssitzungen.
Eine Vielzahl zusätzlicher Unterlagen und Dokumentationen kann auch während einer Finanzprüfung angefordert werden. Diejenigen, die Auditverfahren einhalten möchten, sollten bereit und willens sein, Personalakten, Kopien früherer Audits und Gesetzesentwürfe vorzulegen. Wirtschaftsprüfer können auch Kopien von bezahlten und unbezahlten Lieferantenrechnungen oder Aufstellungen in Bezug auf Portokassen verlangen.
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