Die Wahl der besten Videokonferenz hängt von vielen Faktoren ab, z. B. wie viele Personen teilnehmen und welche Computerbetriebssysteme diese Personen verwenden. Darüber hinaus sollten Sie sich für ein Videokonferenzunternehmen entscheiden, das Upgrades auf Premiumdienste ermöglicht, damit Ihre Softwareprogramme mit Ihrem Unternehmen wachsen können. Im Allgemeinen haben Videokonferenzprogramme weniger Funktionen und weniger Support als kostenpflichtige Programme, können aber dennoch eine wertvolle Ressource für ein kleines Unternehmen sein. Kostenlose Videokonferenzen können auch von Familien und Freunden genutzt werden, um in Kontakt zu bleiben, wenn persönliche Interaktionen nicht möglich sind.
Bei kostenlosen Videokonferenzprogrammen können sich in der Regel nicht mehr als 10 Personen gleichzeitig treffen. Zwischen zwei und sechs Personen sind üblich, wobei mehr Personen zulässig sind, wenn der Hauptbenutzer auf einen kostenpflichtigen Dienst aktualisiert. Diese Einschränkung kann ein schwerwiegender Nachteil oder sogar ein Deal-Breaker für ein Unternehmen sein, aber es ist normalerweise perfekt für Nicht-Geschäftsleute wie Familien und Freunde, um in Kommunikation zu bleiben. Wenn Sie kostenlose Videokonferenzen für etwa ein Dutzend oder mehr Personen benötigen, sind Ihre Möglichkeiten möglicherweise gering. Die gute Nachricht ist, dass Videokonferenzen relativ günstig sind, wenn man für einen Dienst bezahlt, der weniger als zwei Dutzend Personen unterstützt.
Einige kostenlose Videokonferenzprogramme unterstützen nur bestimmte Betriebssysteme; zum Beispiel ist das Instant Messaging- und Videoprogramm iChat® von Apple® nur für Mac OS® konzipiert. Die überwiegende Mehrheit der kostenlosen Videokonferenzprogramme wird entweder für Windows® entwickelt oder unterstützt alle Betriebssysteme, einschließlich Linux®. Weniger kostenlose Videokonferenzprogramme sind browserbasiert, müssen also nicht heruntergeladen und installiert werden. Diese können nützlich sein, wenn Ihre Mitarbeiter gemeinsam genutzte Computer oder ein Betriebssystem verwenden, das nicht allgemein unterstützt wird. Sie haben jedoch spezifische Nachteile, z. B. sind sie manchmal anfälliger für Verbindungsprobleme als installierte Programme.
Ein besonders nützlicher Aspekt einiger kostenloser Videokonferenzprogramme ist die Möglichkeit, ein Upgrade durchzuführen, mehr Funktionen und größere Räume zu erhalten. Solche Programme können zur Vorbereitung des Unternehmenswachstums in Monaten oder Jahren ab dem Zeitpunkt der Nutzung des Dienstes verwendet werden. Dies ermöglicht einen reibungsloseren Übergang, als dass Mitarbeiter neue Videokonferenzsysteme lernen und sich mit ihnen vertraut machen müssen. Einige Programme können so aktualisiert werden, dass buchstäblich Hunderte von Personen gleichzeitig an Videokonferenzen teilnehmen können. Obwohl diese Dienste normalerweise teuer sind, bieten sie oft viele Funktionen, die kostenlose Videokonferenzsoftware nicht bietet.