Der beste Weg, um eine Freeware für die Aufgabenverwaltung zu wählen, besteht darin, eine Website zu finden, die diese Art von Freeware überprüft, und die Details für jede einzelne Anwendung zu überprüfen. Es gibt Freeware-Anwendungen zur Aufgabenverwaltung, die für den Einsatz in einer akademischen Umgebung entwickelt wurden und wahrscheinlich am besten für Schüler oder Lehrer geeignet sind. Einige Anwendungen sind für Personen gedacht, die den ganzen Tag über eine große Anzahl kleiner Aufgaben oder Besorgungen zu erledigen haben. Noch andere Freeware für das Aufgabenmanagement ist speziell für Personen konzipiert, die in einer professionellen oder leitenden Rolle arbeiten. Es gibt gute Freeware für das Aufgabenmanagement, die zu fast jedem Lebensstil oder Zeitplan passt. Jemand mit einem einfachen Zeitplan benötigt nur ein einfaches Programm, während andere mit komplexeren Zeitplänen möglicherweise ein Programm mit Funktionen wünschen, die auf einen bestimmten Beruf oder Zeitplan anwendbar sind.
Eines der ersten Dinge, die bei der Entscheidung für eine bestimmte Task-Management-Freeware zu bestimmen sind, ist die endgültige Verwendung und Funktion der Anwendung. Die besseren Aufgabenverwaltungsanwendungen oder -programme können an eine Reihe von Situationen angepasst werden. Daher ist es am besten, einige herunterzuladen und jedes einzelne einige Tage lang auszuprobieren, um zu sehen, wie es in einen bestimmten Zeitplan passt. Benutzerfreundlichkeit wird für die meisten Leute oberste Priorität haben, daher sind die einfacheren Programme mit weniger Funktionen möglicherweise der beste Ausgangspunkt. In der Regel hat eine Aufgabenverwaltungssoftware mit vielen Funktionen und Features eine höhere Lernkurve und erfordert mehr Zeit zum Beherrschen.
Einige Aufgabenverwaltungsprogramme verfügen über mehr mathematische Funktionen sowie Funktionen, die beim Lösen bestimmter Arten von Gleichungen, beim Zeichnen von Diagrammen und beim Erstellen eingehender Analysen bestimmter Funktionen helfen. Für Menschen in einem zeitkritischen Beruf wie Jura, Werbung oder jedem Job, der die Einhaltung eines starren Zeitplans erfordert, ist ein Aufgabenmanagementsystem, das sich auf die Einhaltung tatsächlicher Fristen oder die Einhaltung eines Zeitplans konzentriert, am besten geeignet. Einige Berufe drehen sich um Projektmanagement und das Erreichen bestimmter kritischer Benchmarks oder Referenzpunkte über Wochen, Monate oder sogar längere Zeiträume und benötigen ein Aufgabenmanagementsystem, das den Fortschritt verfolgt, den Arbeitsablauf überwacht und die erforderlichen Beteiligten informiert. Diejenigen, die als Teil eines Teams arbeiten, sollten sich Aufgabenverwaltungstools überlegen, die Dateifreigaben und eine große Anzahl von Benutzern verwalten sowie Informationen steuern und viele verschiedene gemeinsame Aufgaben und Zeitpläne koordinieren können.
Ein letzter Punkt, den es zu beachten gilt, sind die Vorteile eines webbasierten Task-Management-Systems. Die Handhabung der Aufgaben- und Zeitplanverwaltung in einem geschlossenen Netzwerk oder sogar auf einem einzelnen Computer bietet zwar Vorteile, aber auch die Verwendung von und den Zugriff auf Online-Aufgabenverwaltungstools bietet viele Vorteile. Erstens, wenn sich ein Programm nur auf dem Computer eines einzelnen Benutzers befindet und dieser Computer beschädigt, gestohlen oder verloren geht, sind alle auf diesem Computer gespeicherten Daten verschwunden. Wenn sich ein Programm oder eine Software auf einem Server an einem entfernten Standort befindet, kann auf diese Aufgabenverwaltungsdaten von jedem Computer von jedem Standort aus zugegriffen werden, ohne Datenverlust oder Beschädigung befürchten zu müssen. Die Freeware für die Online-Aufgabenverwaltung ermöglicht auch mehreren Benutzern den Zugriff auf dasselbe Aufgabenverwaltungsprogramm und den freien Austausch von Aufgaben- oder Zeitplaninformationen, während die privaten Daten jedes Benutzers erhalten bleiben.