El proceso de agregar una exención de responsabilidad a un correo electrónico es bastante simple, pero la cuestión de obtener la redacción correcta dentro de esa exención de responsabilidad requiere un poco de consideración y planificación, y también es importante asegurarse de que el texto de la exención de responsabilidad se diferencie del cuerpo del correo electrónico. La mayoría de los sistemas de correo electrónico permiten a los usuarios agregar una firma estándar a todos sus correos electrónicos. Algunas personas usan esto como una forma de evitar volver a escribir su información de contacto cada vez que envían una misiva electrónica. Es en esta sección donde se puede agregar un descargo de responsabilidad que se enviará al final de todos sus correos electrónicos. Alternativamente, uno puede agregar un descargo de responsabilidad manualmente a los correos electrónicos según sea necesario, ya sea creando el texto del descargo de responsabilidad dentro del cuerpo del correo electrónico o pegándolo desde otra fuente.
Hay varias formas de asegurarse de que las personas que reciben correos electrónicos con exenciones de responsabilidad puedan distinguir fácilmente entre el cuerpo del correo electrónico y el texto de la exención de responsabilidad. Algunas personas usan signos de puntuación, como una serie de guiones o puntos, para crear una pausa visual entre el correo electrónico y la exención de responsabilidad. Otra forma de hacer que el texto de la exención de responsabilidad se vea diferente del texto del correo electrónico es usar diferentes tamaños de fuente, estilos de fuente y colores de fuente. Si el texto de un correo electrónico es negro en fuente Times New Roman de 12 puntos, entonces el texto de la exención de responsabilidad podría ser azul en fuente Courier New de diez puntos.
Las empresas que requieren que los trabajadores agreguen una exención de responsabilidad a todos los correos electrónicos generalmente proporcionan el texto de la exención de responsabilidad. Aquellos que quieran agregar una exención de responsabilidad que no se les proporciona, primero deben considerar las protecciones que esperan obtener de la exención de responsabilidad. Luego, pueden trabajar para crear un texto que sea conciso y, al mismo tiempo, brindarles las protecciones que necesitan.
En algunos casos, puede ser necesario consultar a un abogado para agregar un descargo de responsabilidad que satisfaga necesidades únicas. Hay una serie de descargos de responsabilidad estándar por correo electrónico que se pueden tomar prestados para la protección básica de la confidencialidad. Estos están disponibles en línea. Si se necesita algo más complejo, puede ser necesario buscar asesoría legal. Un profesional legal podrá ayudar a crear el lenguaje correcto para ayudar a asegurar las protecciones necesarias.