Contratar una orquesta profesional es un proceso simple que implica comprender la música que se interpretará y ponerse en contacto con la persona o personas que coordinan los eventos de la orquesta. El que una persona pueda o no contratar una orquesta depende del horario del grupo. La persona u organización contratante también debe poder pagar la tarifa que cobra la orquesta por los ensayos y el concierto final.
Cuando una persona quiere contratar una orquesta, primero debe mirar la música que se interpretará. Parte de la música, como la música para orquesta de cámara, no requiere que cada miembro trabaje normalmente dentro de la orquesta. La persona que contrata a la orquesta debe pagar una tarifa que cubra el tiempo de cada músico que termina tocando, por lo que es importante ser preciso sobre el tipo de música en el programa de la orquesta para que la orquesta pueda responder con un estimado de tarifa y hacer arreglos con los jugadores correctos.
Por lo general, una orquesta tiene un gerente o director que es responsable de organizar las apariciones de la orquesta, aunque algunos directores tienen doble función y administran sus orquestas además de la dirección. Esta persona actúa como enlace entre el director de la orquesta, los representantes de los lugares de actuación y la persona que contrata a la orquesta. El segundo paso para contratar una orquesta es contactar al gerente de la orquesta y expresar interés en asegurar los servicios de la orquesta. El administrador de la orquesta verifica los eventos que ya están en el calendario de la orquesta. Si la orquesta es libre en la fecha requerida por la persona que contrata, alerta al director de la orquesta que la orquesta tiene una solicitud de contratación.
Una vez que el director de la orquesta sabe que alguien quiere que la orquesta toque, puede anunciar la invitación a los miembros de la orquesta. Luego puede preguntar a los miembros cuántas personas podrían comprometerse en los ensayos y el concierto. Si muchos de los miembros de la orquesta no están disponibles, el director generalmente rechaza la invitación, pero puede decirle al gerente que la orquesta estaría disponible en una fecha diferente si la persona que contrata puede cambiar su horario. En muchas orquestas profesionales, el director toma la decisión ejecutiva de aceptar o no la invitación en nombre de la orquesta y se espera que los miembros de la orquesta ajusten sus propios horarios en consecuencia, ya que los jugadores entienden que su posición en la orquesta requiere un compromiso de disponibilidad.
Si el director acepta la invitación de alquiler, la persona que paga paga la tarifa que la orquesta tiene actualmente. Las tarifas pueden ser de varios cientos a varios miles de dólares estadounidenses, dependiendo de la cantidad de ensayos y conciertos solicitados y cuántos miembros de la orquesta deben estar presentes. El gasto requerido para contratar una orquesta es la razón principal por la cual la mayoría de los aspirantes a músicos no contratan habitualmente sus propias orquestas, sino que trabajan para lograr un nivel de musicalidad profesional que justifique una invitación del director para actuar con la orquesta.
A pesar de que es costoso para una persona contratar una orquesta, las orquestas lo hacen fácil porque quieren exposición pública y tienen que cubrir sus propios gastos, como el costo del salario del director, el espacio de ensayo, los viajes y la partitura. Frecuentemente le dicen a los miembros del público cómo solicitar servicios de orquesta en programas, sitios web de orquestas y anuncios en publicaciones relacionadas con el arte. Por lo general, proporcionan una URL del sitio web, el número de teléfono o la dirección de correo electrónico del director o gerente y una explicación de qué y dónde puede tocar la orquesta. También hay algunos sitios web diseñados para hacer coincidir la contratación de personas con las orquestas disponibles, y los directores pueden optar por incluir sus orquestas en estos sitios.