Para crear una pol?tica de retenci?n de correo electr?nico, primero debe indicar la raz?n por la que est? escribiendo la pol?tica: para cumplir con los requisitos legales, para conservar la prueba de los documentos comerciales o para asegurarse de que no se pierda informaci?n importante. El documento tambi?n debe explicar a qu? empleados afecta la pol?tica y qu? tipos de correos electr?nicos est?n incluidos. Tambi?n debe decidir cu?nto tiempo se deben guardar los correos electr?nicos; es posible que legalmente deba retener ciertos correos electr?nicos durante un per?odo espec?fico de tiempo. Asignar a un empleado para que sea responsable del monitoreo de la pol?tica puede ayudar a garantizar que su pol?tica se aplique correctamente.
Una pol?tica de retenci?n de correo electr?nico es un procedimiento escrito sobre c?mo una empresa quiere que sus empleados manejen las comunicaciones por correo electr?nico. Las pol?ticas de retenci?n de correo electr?nico generalmente establecen qu? correos electr?nicos deben conservar los empleados, por cu?nto tiempo y c?mo almacenarlos. En muchas jurisdicciones, existen requisitos legales sobre cu?nto tiempo deben mantenerse las comunicaciones de la empresa, incluidos los correos electr?nicos, por lo que es importante tener una pol?tica clara de retenci?n de correo electr?nico.
Cuando escriba su pol?tica, explique qu? empleados de la compa??a cubre la pol?tica de retenci?n de correo electr?nico. Dependiendo del prop?sito para implementar la pol?tica en primer lugar, es posible que no se aplique a todos en su organizaci?n. Por ejemplo, los empleados del almac?n que no se ocupan de la correspondencia electr?nica pueden no estar obligados a cumplir con la pol?tica. Los representantes de servicio al cliente, por otro lado, pueden estar obligados a conservar la mayor?a de sus correos electr?nicos.
Describa qu? tipos de correspondencia por correo electr?nico se rigen por la pol?tica de retenci?n de correo electr?nico. Por ejemplo, algunas compa??as escriben pol?ticas de retenci?n de correo electr?nico que pertenecen a correos electr?nicos que tratan asuntos administrativos, fiscales, generales y ef?meros. La pol?tica de su empresa puede tratar espec?ficamente los correos electr?nicos que tratan asuntos que tienen requisitos legales. Independientemente de los correos electr?nicos que elija que est?n cubiertos por la pol?tica, aseg?rese de ser claro y conciso sobre el tema.
La pol?tica tambi?n debe describir cu?nto tiempo se deben retener los correos electr?nicos y c?mo los empleados deben retenerlos. Para el cumplimiento de registros, puede estar legalmente obligado a retener la correspondencia del cliente por un per?odo de cinco a?os. Adem?s de almacenarse en un archivo de correo electr?nico en su servidor, la ley tambi?n puede requerir que imprima el correo electr?nico y conserve una copia impresa en el archivo del cliente. Cualquiera sea el procedimiento para retener estos registros, aseg?rese de detallarlo cuando escriba la pol?tica de retenci?n de correo electr?nico.
Una buena pol?tica de retenci?n de correo electr?nico debe incluir el departamento o t?tulo del empleado responsable de monitorear los requisitos. Su empresa puede tener un departamento de cumplimiento o empleado responsable de asegurarse de que los procesos de la empresa est?n de acuerdo con la ley. Esta puede ser la persona f?sica a cargo de monitorear y hacer cumplir la pol?tica de retenci?n de correo electr?nico. Indique claramente qui?n es responsable de administrar la pol?tica para que los empleados sepan a qui?n recurrir si tienen preguntas o problemas.
Despu?s de crear la pol?tica, uno de los pasos m?s importantes es difundirla. No se puede cumplir una pol?tica si los empleados que tienen que implementarla no saben que existe. Es posible que tambi?n desee celebrar una reuni?n o sesi?n de capacitaci?n para los empleados afectados. Esto garantiza que reciban la informaci?n que necesitan para cumplir con la pol?tica de retenci?n de correo electr?nico.
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