Un proceso de inventario representa los pasos o procedimientos específicos que utiliza una empresa cuando mueve productos de inventor a través de sus operaciones comerciales. Existen diferentes tipos de inventario en el entorno empresarial. Las empresas de fabricación y producción suelen ocuparse de materias primas, productos en proceso y productos terminados. Los almacenes, distribuidores y minoristas se ocupan principalmente de productos finales listos para la venta a particulares y empresas. Aunque estos dos grupos representan negocios en diferentes extremos de la cadena de suministro, los procesos de inventario pueden ser similares entre los dos grupos.
Una visión general amplia del proceso de inventario es el sistema que utiliza una empresa para rastrear el inventario en su libro de contabilidad. Los sistemas de inventario periódico y perpetuo son los más comunes en las empresas. Los sistemas de inventario periódico no actualizan el libro mayor de una empresa para cada movimiento específico de inventario. Las empresas suelen comenzar con un saldo de inventario abierto y actualizan la información trimestralmente o anualmente. Algunas compañías pueden preferir actualizar sus sistemas de inventario periódico mensualmente. Los sistemas de inventario perpetuo actualizan el libro mayor de la compañía después de cada compra, venta o ajuste a la cuenta de inventario de la compañía. Aunque los sistemas de inventario perpetuo requieren más trabajo, proporcionan un sistema más preciso para gobernar los procesos de inventario individuales.
Las compañías deben seleccionar cada proceso de inventario individual de acuerdo con el tipo de artículos en la compañía. Las empresas que producen o venden productos o artículos homogéneos en grandes lotes pueden preferir un proceso de inventario más simple. Las empresas a menudo reciben, almacenan, etiquetan y venden estos productos de inventario sin inspeccionar cada artículo individual. El muestreo es un proceso de inspección de calidad común para productos homogéneos o por lotes. Las empresas evaluarán la calidad del inventario seleccionando una muestra aleatoria para inspeccionar el inventario.
Los inventarios formados por bienes individuales o líneas de productos generalmente requieren un proceso de inventario más detallado. Las empresas dedicarán grandes cantidades de tiempo a gestionar, etiquetar y fijar el precio de estos productos, ya que el costo de cada producto suele ser diferente. Los dueños y gerentes de negocios a menudo rastrean estos artículos individualmente para comprender qué artículos necesitan reposición en la empresa. Las empresas con grandes inventarios de productos individuales suelen utilizar el sistema de inventario perpetuo. Esto les permite mantener información detallada en su libro de contabilidad para representar con precisión la información financiera relacionada con el inventario.
Los dueños y gerentes de negocios también deben considerar la cantidad de trabajo necesario para administrar el inventario. Las empresas más pequeñas a menudo luchan por mantener el proceso de inventario porque tienen menos empleados para completar las funciones y proporcionar al vendedor información de inventario precisa. Las pequeñas empresas también deberían considerar la posibilidad de externalizar los procesos de inventario que pueden complicar sus operaciones comerciales. Los dueños de negocios también pueden evitar los detalles específicos de la gestión de procesos de inventario individuales.
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