Para una empresa de cualquier tamaño, la elección de un sistema de gestión de impresión suele ser cuestión de decidir el alcance y la frecuencia de sus necesidades de impresión. Así como una empresa puede necesitar diferentes proveedores según el tipo de productos o servicios ofrecidos, un sistema de gestión de impresión puede variar mucho. Por lo general, una empresa deberá realizar algunas impresiones internamente o subcontratar a un servicio de impresión más grande en función de la necesidad o los proyectos a completar, por lo que es algo que se puede determinar de forma continua.
La elección de la solución adecuada para sus necesidades de gestión de impresión puede depender en gran medida de la cantidad de impresiones que deba realizar su empresa de forma regular. Si descubre que está gastando una buena cantidad de tiempo y dinero en suministros de impresión o realiza viajes frecuentes a la tienda de suministros de oficina y desea reducir, entonces puede considerar implementar un sistema de administración de impresión de menor costo. Esto se puede lograr investigando los diferentes tipos de sistemas y servicios de impresión disponibles para una empresa de su tipo.
Las pequeñas empresas pueden optar por la subcontratación como medio para gestionar sus proyectos de impresión más grandes. Si bien una red de impresión interna funciona bien para las necesidades de impresión diarias del personal, cuando se gestiona un trabajo más grande, a menudo es más realista desde el punto de vista económico dejar que un taller de impresión se encargue del trabajo. La ventaja de una relación de subcontratación para la gestión de la impresión es que también ahorra tiempo y ayuda a su empresa a cumplir con plazos importantes.
Las grandes empresas con presupuestos más elevados pueden crear sistemas de gestión de impresión internos que se pueden gestionar en un área central dentro de un edificio de oficinas corporativas. Cuando se necesita un trabajo de impresión grande, este trabajo puede ser manejado por un administrador de impresión interno que supervisará el trabajo y se asegurará de que cumpla con los estándares superiores. La gestión de trabajos de impresión de esta manera reduce el costoso desperdicio de papel, tinta y tiempo.
Otra forma en que puede elegir el mejor sistema de gestión de impresión para su empresa es considerar los beneficios de utilizar un servicio de impresión y marketing en línea. Esto se puede utilizar en combinación con un sistema interno mediante el cual parte del trabajo puede subcontratarse a una empresa de impresión y luego enviarse a otras ubicaciones según sea necesario. Por ejemplo, muchas empresas utilizan un servicio de impresión especial para crear materiales de marketing que pueden enviarse directamente a conferencias fuera del sitio o a los clientes a pedido.