El software de conferencias web lo utilizan principalmente empresas, colaboradores y universidades, y elegir el programa adecuado para sus necesidades de conferencias facilitará mucho el proceso. Cada programa de software de conferencias web tiene un número máximo de asistentes, y este número máximo debe ser suficiente para incluir a todos los necesarios; de lo contrario, tendrá que establecer un límite de asistentes durante una conferencia. Debe verificar el método de conferencia, como texto o video, para asegurarse de que la conferencia se pueda presentar de la manera que desea sin tener que pagar por funciones que no usará. Una función para levantar la mano facilitará que los asistentes intervengan cortésmente durante dicha conferencia. Los archivos a menudo se comparten durante una conferencia web, y una plataforma optimizada para compartir archivos lo facilitará.
Al igual que una sala de conferencias física, el software de conferencias web tendrá un número máximo de asistentes que pueden participar en una conferencia web a la vez. Debe verificar este número antes de elegir un programa y asegurarse de que el máximo sea suficiente para que todos puedan participar. La mayoría de los programas tienen un límite alto, que va de 100 a 1,000 asistentes, lo que debería ser suficiente para la mayoría de los usos.
Hay varias formas de realizar una conferencia web, incluida una conversación de texto, una videoconferencia o mediante un canal de audio. Si bien la mayoría de las conferencias se beneficiarán de la combinación de esos métodos, solo debe elegir los métodos que vaya a utilizar. Obtener software de conferencias web con métodos que no se utilizarán normalmente solo desperdicia dinero, ya que estas características suelen hacer subir el precio del software de conferencias.
En una conferencia en la que todos los participantes están en una sala, es fácil saber cuándo alguien quiere intervenir, porque puede hacer un sonido o levantar la mano. Para emular esta experiencia, algunos programas de conferencias web tienen una función para levantar la mano que crea una mano pequeña o un gráfico similar cerca del nombre del perfil del asistente. Esto le permite reconocer la solicitud de un participante de hablar o pedirle que espere un momento para que pueda terminar su pensamiento. De lo contrario, es posible que el participante deba interrumpir para expresar su punto de vista.
Durante una conferencia web, los archivos generalmente se comparten para que los participantes puedan leer o ver el material del que otra persona está hablando. Esto es lo mismo que distribuir copias de un documento en una conferencia regular. Para facilitar esto, debe haber un sistema de intercambio de archivos optimizado en el software de la conferencia web para que estos archivos se puedan compartir rápidamente entre los participantes sin muchos problemas y sin retrasos en las descargas.