La gestión de bases de datos se refiere al desarrollo y optimización de programas que permiten el funcionamiento de una base de datos. Una base de datos es cualquier programa de software que almacena información. Por ejemplo, un bibliotecario que practica la gestión de bases de datos puede ser responsable de actualizar una base de datos cuando se reciben nuevos elementos de la colección y cuando se prestan otros. Los profesionales utilizan el software del sistema de gestión de bases de datos para mejorar la precisión y organización de su información. Para elegir el mejor software para sus necesidades, puede resultar útil determinar de qué características puede beneficiarse más, así como factores como la calidad y el costo del software.
Una buena manera de comenzar a elegir el mejor software de sistema de administración de bases de datos es considerar el tamaño de su organización y la complejidad del programa que sus redes actuales pueden admitir. Los profesionales que trabajan en operaciones pequeñas o independientes pueden beneficiarse del software que pueden instalar en sus computadoras personales. Estos tipos de sistemas tienden a ofrecer funciones básicas de organización y recuperación y pueden no ser efectivos para organizaciones grandes con grandes cantidades de datos para almacenar.
Las grandes organizaciones pueden elegir un software de sistema de administración de bases de datos que se ejecute en un mainframe y sirva a varias estaciones de trabajo diferentes en una red. Un ejemplo de este tipo de software se puede encontrar en las aerolíneas. Estos programas almacenan información sobre reservas de asientos, horarios de vuelos y rutas de vuelos. A menudo se accede a ellos desde cientos, si no miles, de computadoras.
También puede ser útil considerar el método de organización de la base de datos que prefiera. Una base de datos relacional, por ejemplo, agrupa los datos buscando atributos similares entre varias piezas de información. Una base de datos jerárquica suele ser útil para los administradores de bases de datos que desean describir las relaciones entre los componentes de un sistema, como una red informática.
Las opciones para la recuperación de información también son importantes para muchos administradores de bases de datos. Los profesionales de negocios pueden preferir acceder a información en forma de cuadro o gráfico. Los ingenieros, por otro lado, podrían beneficiarse de las listas de materiales en formato de lista.
La calidad y el costo del software del sistema de administración de bases de datos pueden variar de un producto a otro. Como regla general, cuanto más complejo es el software, más cuesta. El software con la capacidad de organizar las cuentas de una corporación multinacional es mucho más costoso que el sistema de gestión de un contador independiente. Muchos expertos creen que, si bien puede resultar tentador elegir un sistema económico para reducir los costos a corto plazo, este método puede resultar contraproducente a largo plazo. Un sistema de software caro con una buena reputación y un alto grado de seguridad puede resultar más rentable en un lapso de años.