Elegir el mejor software de organización para realizar un seguimiento de los documentos digitales, las imágenes y las entradas puede ser un proceso confuso. Hay muchas buenas aplicaciones de organizador disponibles para facilitar esta tarea. Es posible obtener el mejor software organizador determinando qué se debe almacenar electrónicamente, la preferencia por el almacenamiento en línea o en la computadora, cuánto espacio de almacenamiento se requiere y cómo los usuarios agregarán, clasificarán, compartirán y recuperarán los archivos.
El primer paso para elegir el mejor software de organización es decidir qué se debe organizar y cómo se debe organizar para limpiar los archivos digitales. El software de organización adecuado permite a los usuarios transferir rápidamente archivos digitales, como documentos, hojas de cálculo, recetas, fotos, música y videos, a un sistema de archivo fácil de administrar. Hay disponibles aplicaciones de software de organización personal que configuran archivos automáticamente y estos archivos se pueden personalizar para adaptarse a cualquier tipo de medio.
A continuación, elija un software organizador al que se acceda a través de un programa basado en el disco duro de la computadora, un sistema de organización móvil o basado en la web. Piense en cómo se accederá y compartirá los archivos y elija el organizador que tenga más sentido. Tenga en cuenta que los archivos que se guardan en una computadora deben estar protegidos por software de protección antivirus y antispyware. El software de organización móvil está protegido por encriptación de diferentes niveles según el proveedor.
La mejor opción en el software del organizador será un sistema de archivo que tenga suficiente espacio de almacenamiento para archivos electrónicos, con la capacidad de agregar más almacenamiento según sea necesario. No elegir un servicio de organizador con suficiente espacio puede resultar en archivos digitales incompletos o corruptos que no se podrán utilizar. Para los documentos, se recomienda utilizar al menos un almacenamiento de 1-2 GB para organizar las aplicaciones. Para películas, imágenes y videos, seleccione un sistema con una capacidad de almacenamiento mucho mayor, ya que estos archivos pueden ser muy grandes. Se recomiendan hasta 250 GB.
Por último, al elegir el software organizador adecuado, considere cómo los usuarios cargarán, clasificarán, compartirán y recuperarán los archivos. Los archivos se pueden convertir a formatos digitales y cargarse en el software de organización para facilitar su almacenamiento. Encuentre un programa que permita la administración de archivos personalizada. Hay muchos buenos programas de organización gratuitos que permiten a los usuarios compartir y clasificar archivos rápidamente a través de correo electrónico, mensajes de texto SMS, redes sociales y canales de comunicación virtual. Todos estos son factores importantes que pueden hacer que un programa de organización sea fácil o difícil de usar con el tiempo.