Escribir un plan de gesti?n de tareas implica establecer objetivos, enumerar prioridades, programar y dise?ar planes alternativos para lidiar con fallas imprevistas. Cada ?rea del plan debe estar claramente definida para proporcionar un plan de actividades para cumplir con los plazos y completar el trabajo asignado. Un plan de gesti?n de tareas puede incluir documentaci?n del progreso en cada paso de un proyecto para evaluar si se est?n cumpliendo los objetivos. Tambi?n debe determinar los recursos necesarios y permitir el informe del resultado.
El primer paso para escribir un plan de gesti?n de tareas define el trabajo que necesita atenci?n. Tambi?n establece l?neas de tiempo para cada tarea por d?a, semana o mes. La parte de fijaci?n de objetivos del plan describe qu? trabajos deben realizarse dentro de cada per?odo de tiempo. Esta lista de expectativas podr?a incluir una secci?n sobre temas que podr?an interferir con los plazos y c?mo se pueden manejar estos problemas.
Una lista de prioridades generalmente mantiene un proyecto organizado y brinda a los empleados una forma de determinar las tareas que requieren atenci?n inmediata. Las tareas urgentes definen el trabajo que debe manejarse de inmediato, como atender las llamadas telef?nicas y los visitantes que llegan. Las tareas importantes pueden incluir la planificaci?n de una pr?xima reuni?n o presentaci?n que afecte a la empresa. Los trabajos considerados como urgentes e importantes pueden surgir en una situaci?n de crisis. Las tareas sin importancia generalmente incluyen visitar a compa?eros de trabajo o atender asuntos personales mientras est? en el trabajo.
La programaci?n de cada tarea representa otro componente de la escritura de un plan de gesti?n de tareas. Se deben crear l?neas de tiempo para cada trabajo necesario para completar todo el proyecto. Estos plazos deben ser realistas y considerar los recursos financieros y humanos disponibles. Los recursos pueden variar seg?n el proyecto, dentro de las limitaciones presupuestarias. Un plan de gesti?n de tareas debe analizar los recursos necesarios y determinar si la empresa est? dispuesta a invertir en recursos para cumplir con los plazos.
Se podr?an dise?ar planes de respaldo para tratar problemas inesperados que surjan. Los planes de gesti?n de tareas deben proporcionar estrategias alternativas para hacer frente a eventos no anticipados. Estos planes alternativos preparan a los empleados para manejar los problemas r?pidamente sin la necesidad de redefinir metas o establecer nuevas prioridades.
Una vez escrito el plan de gesti?n de tareas, debe compartirse con colegas que trabajar?n juntos en el proyecto. Si el plan requiere delegar trabajos a diferentes compa?eros de trabajo o diferentes departamentos dentro de la organizaci?n, esos problemas se pueden aclarar discutiendo el plan. Este proceso garantiza que todos trabajen desde el mismo plan para lograr los objetivos.
El paso final en la preparaci?n de un plan de gesti?n de tareas implica un m?todo de seguimiento del progreso, especialmente en proyectos grandes desglosados ??en subtareas. Al monitorear el progreso, los supervisores pueden identificar ?reas que necesitan m?s recursos para mantener el trabajo encaminado. Tambi?n pueden descubrir ?reas d?biles por departamento o empleado, donde el trabajo se atasca.
Inteligente de activos.