Los diferentes tipos de herramientas de gestión de tareas utilizan diferentes enfoques para una gestión eficiente y exitosa del tiempo y las tareas en industrias como la ingeniería, la tecnología, la contabilidad y muchas otras. Las mejores herramientas utilizan algunas funciones simples pero esenciales: una vista en tiempo real de un proyecto o tarea, colaboración fácil entre todas las partes relevantes, actualización fácil y seguimiento de los recursos utilizados y los disponibles. Las herramientas de administración de tareas también deben proporcionar acceso fácil, simplificación de tareas y administración de proyectos en múltiples ubicaciones. Se pueden construir diferentes tipos de herramientas en torno a las diferentes necesidades de gestión de tareas y tiempo de una industria específica o en torno a la metodología de gestión de tareas en sí.
Las corporaciones y las pequeñas empresas deben ser capaces de administrar equipos que pueden estar repartidos por todo el mundo y trabajar en diferentes zonas horarias. La capacidad de las herramientas de gestión de tareas para proporcionar una vista detallada en tiempo real de todos los aspectos de un proyecto o conjunto de tareas en particular es fundamental para el éxito de la empresa. Por ejemplo, un fabricante de rayos láser puede tener una oficina principal ubicada en Texas, representantes de ventas ubicados en muchos países diferentes y una instalación de fabricación en Taipei. Si el presidente o incluso el empleado más joven requiere acceso a los detalles de un proyecto en particular, las herramientas de administración de tareas en línea pueden proporcionar esto en tiempo real.
Algunos tipos de herramientas de administración de tareas están diseñadas para enfocarse en satisfacer la necesidad de colaboración. Estas herramientas de administración de tareas permiten a los usuarios concentrarse y administrar sus propias tareas y guardarán o almacenarán de forma segura todos los documentos relacionados con tareas, notas de reuniones y discusiones grupales. Reunir varias tareas en varios grupos junto con la información y los documentos relacionados permite una colaboración de equipo más efectiva. En el contexto del entorno empresarial global, la colaboración en equipo en tiempo real entre todas las partes involucradas, independientemente de su ubicación física, es crítica y permite a una empresa u organización completar varias tareas de proyecto más rápido y obtener más ganancias.
Las herramientas de gestión de tareas también se pueden construir en torno a la importancia de proporcionar el estado de la tarea y las actualizaciones del proyecto. Estas aplicaciones están diseñadas para evitar el progreso de un proyecto o conjunto de tareas en particular. Algunos miembros involucrados en un proyecto específico pueden no estar involucrados en todos los proyectos en los que trabaja una empresa u organización. Este tipo de herramienta de gestión de tareas separa, organiza e informa a las partes relevantes involucradas. Un gerente de proyecto deberá ser informado de todos los proyectos bajo su supervisión directa, mientras que un trabajador de nivel inferior solo puede necesitar actualizaciones de estado para el proyecto en el que está involucrado. Estos tipos de herramientas de gestión de tareas también pueden actualizar automáticamente las partes relevantes a través de correo electrónico, texto u otros medios de comunicación digital.
Inteligente de activos.