Un diagrama de proceso de negocio representa visualmente los procesos de negocio paso a paso con el objetivo de mejorarlos, y cualquier organización puede crearlo para cualquier proceso. Los diagramas de proceso varían en complejidad y formato, por lo que el formato, el alcance y el nivel de detalle deben establecerse antes de que comience la creación. Una vez que se han establecido los parámetros, los pasos secuenciales del proceso pueden documentarse gráficamente y analizarse posteriormente. Los diagramas se pueden crear usando una variedad de técnicas, usando notas adhesivas, papel o software de computadora especializado. A menudo, pequeños equipos de personas crean los diagramas para garantizar la minuciosidad.
La definición del alcance y los límites del diagrama del proceso empresarial implica comprender las entradas, interacciones y salidas del proceso elegido. Los procesos muy complejos o aquellos que ocurren en muchos niveles organizacionales pueden necesitar dividirse en múltiples diagramas. La consideración inicial de qué procesos diagramar y sus alcances puede garantizar que los beneficios superen los costos de la creación.
No importa el nivel de detalle, un diagrama de proceso de negocio es tan beneficioso como la información que contiene. Mapear equipos con miembros de varias etapas del proceso puede, por lo tanto, proporcionar información valiosa que un solo creador podría perder. Sin embargo, a pesar del tamaño del proceso o la cantidad de empleados involucrados, los equipos deben ser lo suficientemente pequeños como para ser manejables.
Se puede crear un diagrama de proceso de negocio en papel, con notas adhesivas, o mediante programas de computadora y software de proceso de negocios especializado. Los beneficios de trabajar con papel o notas adhesivas incluyen la velocidad de creación, el tiempo de educación más corto y la facilidad de manipulación. La diagramación computarizada incluye un proceso educativo más largo, pero mejora la longevidad, facilita la transmisión de información y se puede conectar directamente al software de gestión de procesos empresariales.
Otro aspecto del formato incluye elegir una notación de modelado. La notación de modelado de procesos empresariales, creada por la Iniciativa de gestión de procesos empresariales, es un ejemplo de un sistema de notación gráfica estandarizado para diagramas de procesos. Los sistemas de notación estandarizados pueden facilitar la comunicación interdepartamental o entre empresas del diagrama una vez completado. Como ejemplo, la notación de modelado de procesos empresariales utiliza rectángulos para representar actividades, diamantes para representar decisiones y varias flechas para mostrar la secuencia. Sin embargo, existen otras formas de notación estandarizada; La notación también se puede improvisar.
Una vez que se ha seleccionado el alcance, el formato y el equipo de mapeo, las etapas del proceso se pueden representar gráficamente para completar el diagrama. La lluvia de ideas sobre las diversas etapas del proceso con el equipo de mapeo es una forma de completar la documentación. Cumplir con los estándares de notación elegidos en esta etapa también puede ayudar a simplificar la creación. El nivel de detalle requerido para el mapa del proceso determinará la información requerida en cada paso, que puede incluir retrasos, impresiones de los clientes e influencias externas.
Múltiples borradores y revisiones del diagrama del proceso pueden garantizar que todos los pasos se hayan documentado. Una forma de lograr esto es caminando a través del proceso en tiempo real con el equipo de mapeo. Si el proceso hace que esto sea imposible, la evaluación se puede lograr distribuyendo copias del diagrama del proceso comercial entre los miembros del equipo o los empleados. Completar el diagrama de proceso de negocio proporciona a los usuarios una visualización del proceso de negocio de principio a fin, lo que puede ayudar con la gestión y optimización del proceso de negocio.
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