Para convertirse en asistente de oficina administrativa, una persona debe aprender las tareas administrativas y de oficina que se necesitan para ayudar al personal y administrar un entorno profesional de oficina. El asistente de la oficina administrativa es uno de los trabajos más importantes en una oficina. Él o ella es necesario para una variedad de tareas que mantienen la oficina funcionando sin problemas y ayuda a los gerentes y al personal a hacer su trabajo de manera eficiente.
Cuando se creó el trabajo de asistente de oficina administrativa, las tareas incluían escribir y contestar el teléfono. A medida que pasaba el tiempo, las tareas se volvieron mucho más detalladas y extensas. Aunque todavía se requiere que el asistente de la oficina administrativa escriba y maneje las líneas telefónicas, él o ella también tiene que hacer cosas como planificar eventos, hacer recados, ordenar suministros de oficina y mucho más. Una persona que quiere convertirse en asistente de oficina administrativa encontrará que el trabajo es bastante complejo.
Para convertirse en asistente de oficina administrativa, una persona primero debe desarrollar habilidades de oficina. El asistente debe poder escribir rápidamente, tomar dictados y operar equipos de oficina como máquinas de fax, fotocopiadoras y escáneres. Copiar, etiquetar y archivar son importantes y ayudan al asistente administrativo de la oficina a mantener la oficina organizada.
El asistente también debe ser bueno para resolver problemas. Los problemas administrativos y de oficina a menudo se entregan al asistente. El asistente administrativo debe aprender a realizar múltiples tareas para poder manejar múltiples proyectos simultáneamente.
Obtener la capacitación adecuada también es vital para convertirse en asistente administrativo. Un trabajo como asistente de nivel de entrada no es difícil de obtener con un diploma de escuela secundaria. Sin embargo, un individuo se irá mucho mejor y tendrá un aumento significativo en su salario si puede completar la universidad. También hay escuelas técnicas disponibles para asistentes de oficina administrativa que desean enfocar su carrera en tareas administrativas y obtener la certificación de tener experiencia técnica en trabajo administrativo.
Las escuelas técnicas pueden ayudar a un individuo a obtener las habilidades de software necesarias que necesitan los asistentes de oficina administrativa. Un asistente administrativo debe ser competente en software como programas de procesamiento de texto, hojas de cálculo y software de presentación. A veces se utiliza software especializado, especialmente si el asistente trabaja en una firma de abogados o médica.
En muchos casos, los individuos ascienden en la escala corporativa para convertirse en asistentes de oficina administrativa. Algunos asistentes comienzan como recepcionistas y encuentran oportunidades de promoción dentro de la empresa. Desafortunadamente, no hay garantía de que una empresa promocione a un individuo y una persona debe ser consciente de eso antes de decidir tomar una posición más baja en una empresa. Las decisiones profesionales correctas y las elecciones inteligentes ayudarán a una persona a convertirse en asistente de oficina administrativa.