En general, la preparación mínima requerida para convertirse en un asistente de oficina virtual es un título de secundaria seguido de algo de capacitación en la oficina. Existen programas de colegios comunitarios y escuelas vocacionales, así como opciones educativas en línea para alguien que quiere convertirse en asistente de oficina virtual, y muchas personas con títulos tradicionales de negocios o administración pueden convertirse en asistentes de oficina virtual. Para especializarse o avanzar a un puesto legal o médico, uno puede buscar capacitación adicional y, en muchos casos, certificación. Si uno trabaja por cuenta propia, algunos requisitos adicionales pueden incluir la inversión en equipos de oficina.
Un asistente de oficina virtual tiene esencialmente la misma descripción de trabajo que un asistente de oficina tradicional, excepto que él o ella típicamente trabaja fuera de su oficina en casa como un profesional independiente. En muchos casos, una oficina virtual tiene varias ventajas sobre un entorno de oficina tradicional. Por ejemplo, el teletrabajo a menudo es más conveniente para los empleados, y puede ser más rentable para ambas partes.
Las tareas típicas de asistente de oficina incluyen tareas administrativas, como realizar la entrada de datos básicos y mantener archivos y registros. Otras actividades comunes incluyen el envío por correo, correo electrónico y fax de documentos, junto con la redacción de cartas e informes comerciales. Los asistentes de oficina a menudo son responsables de rastrear la información del presupuesto y también de hacer citas y arreglos de viaje para sus supervisores. Un asistente virtual también puede centrarse en un nicho específico: por ejemplo, podría trabajar en la publicación como asistente de un autor virtual; otros son contratados específicamente para transcripción legal o médica.
Para convertirse en un asistente de oficina virtual, uno puede entrenar siguiendo la ruta convencional de aprender habilidades de secretaría en la escuela secundaria y luego completar un programa de administración de oficina de uno a dos años en una escuela vocacional-técnica o colegio comunitario. Cada vez más, los colegios comunitarios también ofrecen programas específicamente para asistentes de oficina virtual. Algunos ejemplos de cursos incluyen tecnología informática y diseño de sitios web, junto con habilidades tradicionales, como la transcripción y la contabilidad.
En lugar de asistir a una escuela local, alguien que quiera convertirse en un asistente de oficina virtual puede completar todo su curso de estudio en línea. Varias organizaciones ofrecen programas de entrenamiento y capacitación a diferentes costos. Aunque no se requiere certificación para convertirse en un asistente de oficina virtual, uno puede obtener la certificación a través de la Asociación Internacional de Asistentes Virtuales (IVAA). Ofrece las designaciones de Asistente virtual certificado, Asistente virtual verificado de ética y Asistente virtual inmobiliario. También hay varios programas de certificación de secretaria legal disponibles.
Algunas habilidades básicas que generalmente se requieren para convertirse en un asistente de oficina virtual incluyen una buena comunicación verbal y escrita, junto con el conocimiento de la etiqueta comercial. Para muchos trabajos de oficina, a menudo se requieren habilidades de mecanografía eficientes, y la atención al detalle y la capacidad de realizar múltiples tareas también se consideran importantes. Además, un profesional independiente generalmente necesita cierto equipo para establecer una oficina en casa. Como mínimo, él o ella usualmente usa una computadora, impresora, teléfono y una máquina de fax.