Un asistente ejecutivo virtual es un profesional administrativo externo, generalmente independiente. Él o ella lleva a cabo las mismas responsabilidades y tareas que un asistente administrativo tradicional de nivel ejecutivo, con una advertencia importante. Los asistentes virtuales, incluidos los asistentes que atienden a clientes ejecutivos, administran todas y cada una de las tareas administrativas o de secretaría que no requieren una presencia física. A diferencia de los asistentes ejecutivos tradicionales, un asistente ejecutivo virtual trabaja desde una ubicación remota como contratista independiente para varios ejecutivos y propietarios de pequeñas empresas al mismo tiempo.
Las diferencias clave entre un asistente ejecutivo tradicional y un asistente ejecutivo virtual son la ubicación y la relación de trabajo entre el ejecutivo y el asistente. Con el advenimiento de la tecnología moderna, que incluye correo electrónico, software de productividad y capacidades de reunión virtual, la ubicación geográfica ya no es una barrera. Los asistentes pueden vivir millas, incluso continentes lejos de los ejecutivos que representan. Además, en lugar de una relación empleado-empleador entre el asistente ejecutivo virtual y el ejecutivo, la relación es de proveedor de servicios y cliente.
Según organizaciones profesionales como la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (IAAP), existen dos tipos principales de asistentes administrativos. Las secretarias tradicionales y los asistentes administrativos de nivel de entrada manejan tareas tales como calendarios y programación, preparando comunicaciones impresas y verbales, manteniendo documentos y sistemas de archivo, haciendo arreglos de viaje y organizando agendas de reuniones y documentos de apoyo. Comparativamente, los asistentes ejecutivos manejan estas mismas tareas para ejecutivos y gerentes de nivel superior, así como también mantienen niveles más altos de responsabilidades, tales como tomar decisiones comerciales menores en nombre del ejecutivo. Dependiendo del puesto específico, los asistentes ejecutivos también pueden ser responsables de una variedad de otras tareas, incluida la preparación de boletines, la actualización de la información del perfil ejecutivo en línea o el mantenimiento de un sitio web.
Pocos asistentes virtuales hacen las mismas distinciones entre la asistencia administrativa general y la asistencia administrativa a nivel ejecutivo como se ve con los profesionales administrativos en el sitio. Por el contrario, como propietario de una pequeña empresa, un asistente virtual contrata a dos o más clientes para ofrecer los servicios de soporte que el propietario de la empresa o el ejecutivo necesite. La mayoría de los clientes buscan un asistente externo que sea capaz de servir en cualquier capacidad de asistencia, incluso como asistente ejecutivo virtual. Las habilidades especializadas, como el uso de plataformas de redes sociales, la creación de sitios web complejos, la contabilidad y otras habilidades, son comunes entre los asistentes virtuales.
Cada práctica de asistencia virtual ofrece diversos niveles de servicio, tarifas y tipos de servicio basados en un mercado objetivo específico. Los asistentes virtuales exitosos poseen más que solo habilidades de soporte administrativo. El conocimiento de marketing, la gestión de las finanzas de las pequeñas empresas, la capacidad de externalizar proyectos tanto para el asistente como para los clientes, así como una sólida comprensión de las redes sociales y tecnologías emergentes similares, son imprescindibles. Las tarifas para asistentes virtuales generalmente se basan en horas u se ofrecen como retenedores de tarifa plana, similares a los contadores y profesionales legales.