Asistente de oficina es un t?rmino vago que puede describir muchos tipos diferentes de trabajos trabajados en una oficina. A veces se puede usar como sin?nimo de palabras como asistente administrativo, o puede referirse al personal de apoyo de la oficina que ayuda en el trabajo de asistentes administrativos, asistentes ejecutivos o secretarias. El asistente de oficina promedio puede realizar una variedad de trabajos en el entorno de la oficina y, en general, necesita habilidades b?sicas de oficina para el trabajo.
Un asistente de oficina de este ?ltimo tipo podr?a realizar cualquiera de los siguientes trabajos:
Contestar telefonos
Archivar y organizar informaci?n
Tomar mensajes
Hacer recados
Tipo de propiedad
Hacer entrada de datos o procesamiento de textos
Trabajar para apoyar a otro personal de oficina
Opere equipos de oficina como fotocopiadoras o m?quinas de fax
Use programas espec?ficos como Microsoft Word, Excel o Access
Proporcionar soporte al cliente
Ayuda con contabilidad de oficina
Los asistentes de oficina m?s avanzados podr?an ser responsables de administrar una oficina, apoyar directamente a los ejecutivos y supervisar a otros empleados de la oficina. Por lo general, cuando el apoyo a los ejecutivos o empleados de alto nivel es m?s directo, el asistente de oficina puede denominarse asistente administrativo o ejecutivo. Si el asistente de la oficina supervisa a otros empleados, se le puede llamar gerente de la oficina.
Con frecuencia, los asistentes de oficina deben ser empleados de «todos los oficios». Deben tener buenas habilidades de mecanograf?a, estar dispuestos a recibir ?rdenes de otros empleados, estar listos para trabajar en una variedad de capacidades y tener al menos un conocimiento inicial del software de oficina t?pico. El trabajo puede variar de un d?a a otro y puede depender de las necesidades actuales de la oficina. Es posible que est? ingresando datos un d?a, presentando el siguiente y enviando por fax o enviando materiales promocionales por correo otro d?a. A veces, si la oficina se basa en el servicio al cliente, el grado de ocupaci?n puede depender del tr?fico de clientes.
Un asistente de oficina puede haber completado programas de certificaci?n a trav?s de escuelas de comercio o colegios comunitarios. Otros tienen diplomas de secundaria, y pocos carecen incluso de eso. Las principales habilidades que se buscan son la capacidad de escribir de forma r?pida y precisa, los buenos modales telef?nicos, las buenas habilidades con las personas y la capacidad demostrada para organizarse. Otras compa??as quieren asegurarse de que pueda trabajar con software de oficina, y algunas compa??as requieren que realice pruebas en dicho software para demostrar su capacidad.
Cuando los asistentes de oficina son realmente asistentes directos de los profesionales, sus trabajos pueden estar m?s enfocados. B?sicamente har?n las tareas de oficina que sean necesarias para que el profesional no tenga que hacerlo. Los asistentes administrativos y ejecutivos tienden a tener m?s experiencia con el software de oficina y, a menudo, act?an entre los clientes y sus ejecutivos. Pueden administrar oficinas y contratar asistentes de bomberos que pueden ayudarlos con su trabajo de apoyo al profesional.
Dado que el t?rmino puede significar muchas cosas, el rango de pago tambi?n puede ser variable. El asistente de oficina con habilidades m?nimas de oficina puede ganar poco m?s del salario m?nimo. Los asistentes administrativos pueden exigir un salario m?s alto, con un salario promedio en el rango de $ 30,000 d?lares estadounidenses (USD). Muchos ganan mucho m?s que esto, dependiendo de su experiencia y responsabilidades laborales.