La preparación adecuada para una auditoría de nómina incluye comprender a fondo en qué consiste la revisión, y muchas veces incluye obtener asesoría legal. También implica que los empleadores identifiquen a todas y cada una de las personas que les han prestado servicios y las categoricen bajo un estado de empleado o no empleado. Para ayudar a evitar consecuencias legales, es importante que todos los empleadores estén al tanto de sus procesos de nómina, lo que incluye comparar continuamente los informes de nómina con los libros de contabilidad generales, así como también revisar las conciliaciones bancarias. Muchos empleadores enfrentan consecuencias de una auditoría de nómina porque no tienen la documentación adecuada para los empleados que cumplen más de un rol laboral, por lo que es importante que los empleadores comprendan los límites de separación y las legalidades.
Hay varias razones por las cuales puede ocurrir una auditoría de nómina, y muchas empresas comienzan su preparación buscando y reteniendo asesoría legal. Durante una auditoría de nómina, una entidad externa informa a una empresa que se realizará una auditoría. Al hacerlo, esto proporciona a la empresa auditada tiempo para prepararse. El asesor legal ayuda a las empresas a comprender qué documentos deben y no deben entregarse al tercero que realiza la auditoría.
Dado que parte de una auditoría de nómina incluye que el empleador proporcione documentación sobre cada uno de sus empleados, es importante comprender la verdadera definición de un empleado. Un empleado se considera alguien que ha realizado servicios para la empresa; sin embargo, en algunos casos, existen lagunas que permiten que un empleador no reconozca a una persona como empleado. Esto incluye cuando una persona está en el negocio por sí misma, así como aquellas personas que son vendedores directos.
También es importante que los empleadores comprendan cómo clasificar a los empleados que cumplen más de un rol laboral. Cuando esto ocurre, los empleadores deben tener documentación que registre con precisión cuántas horas trabajó cada empleado en cada puesto de trabajo. Si no se mantiene la documentación, el salario total de cada empleado se cobra de acuerdo con su función laboral que tenga la clasificación más alta.
La entidad que realiza la auditoría también querrá asegurarse de que la empresa auditada tenga informes de nómina que coincidan con sus libros de contabilidad generales. Para prepararse para esta parte de la auditoría de nómina, las empresas siempre deben comparar los gastos brutos de nómina, los montos netos de cheques y cualquier impuesto retenido de los cheques de los empleados con todos los números en sus libros de contabilidad generales. Además, para ayudar con la preparación de la auditoría, es beneficioso comparar tanto los informes de nómina como los libros de contabilidad generales con las conciliaciones bancarias. La comparación de todos estos números ayuda al empleador a asegurarse de que no ocurran alteraciones en los cheques de los empleados.
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