Una factura y un recibo se utilizan en dos situaciones completamente diferentes. Se presenta una factura cuando se debe dinero, mientras que se entrega un recibo cuando se ha pagado un monto adeudado. Dicho de otra manera, una factura es una solicitud de pago, mientras que un recibo es el acuse de recibo del pago.
En general, las facturas se utilizan para compras realizadas a crédito, y los recibos siguen a los pagos en efectivo por bienes o servicios. Por ejemplo, cuando un cliente paga los comestibles, el secretario totalizará los artículos y le entregará al cliente un recibo inmediatamente después de recibir el pago. Una persona que tiene una cuenta con una compañía telefónica, por otro lado, es probable que reciba una factura aproximadamente a la misma hora cada mes con el monto específico adeudado. Si la factura del mes anterior no se ha pagado, la cantidad generalmente se agregará a la actual, con tal vez un cargo por intereses si la fecha de vencimiento ha pasado mucho tiempo. Este método de factura y recibo se utiliza tanto para el consumidor como para situaciones comerciales.
En los negocios, una factura generalmente se conoce como factura. El término neto de 30 días se usa comúnmente en las empresas para indicar que la factura debe pagarse en total dentro de los 30 días posteriores a la compra de los bienes o servicios. Se puede usar una factura y un recibo en diferentes transacciones para un cliente que tiene una cuenta en una empresa. Si el cliente está haciendo una compra mayor, es posible que desee utilizar el crédito y que se le facture, pero si solo por uno o dos artículos, puede ser preferible pagar en efectivo y conservar el recibo como comprobante de pago.
Las facturas o facturas generalmente se preparan utilizando software de computadora en entornos de oficina, mientras que muchos recibos se crean en cajas registradoras en las tiendas. Los recibos también pueden ser escritos a mano en el momento del pago en efectivo, como cuando un propietario recibe el alquiler mensual de un inquilino. A diferencia de los recibos o las facturas de la caja registradora, un recibo manuscrito a menudo no se detalla, sino que solo incluye el monto total. Las facturas y recibos que se detallan generalmente muestran primero el monto neto, luego se agregan los impuestos o se restan los descuentos antes de que el total se coloque en la parte inferior. Sin embargo, los totales de una factura y un recibo siempre significarán cosas diferentes.
Los montos totales en todos los tipos de recibos indican los fondos pagados. Los montos totales de cada tipo de factura significan que el monto aún se debe a menos que una factura se marque como «pagada». En lugar de utilizar un sello o marca de pago en una factura, la mayoría de las empresas de hoy indican en un estado de cuenta separado, o en las próximas facturas, que se recibió el monto adeudado anteriormente.
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