Hay algunas habilidades esenciales para una recepcionista que quiere ser contratada en un entorno de oficina y tener éxito en el trabajo. Las habilidades interpersonales son, con mucho, algunas de las más importantes; Como la recepcionista interactuará con diferentes personas todos los días y representará a la empresa, es absolutamente vital que él o ella sea amigable y profesional. Además, la capacidad de realizar múltiples tareas también es muy importante, ya que los recepcionistas pueden estar ocupados contestando teléfonos, correos electrónicos y hablando con personas en persona en cualquier momento. La capacidad de utilizar equipos de oficina, como sistemas telefónicos, computadoras y máquinas de fax, también son habilidades esenciales para una persona en una posición de recepcionista.
La mayor parte del trabajo de una recepcionista implicará contestar teléfonos y ayudar a las personas que ingresan a un negocio, independientemente del tipo de negocio que sea. Como resultado, las habilidades interpersonales y las buenas habilidades de comunicación son algunas de las habilidades más importantes para una recepcionista. Él o ella debe tener una voz y un comportamiento de teléfono agradables, y siempre ser amable, cortés y profesional. La capacidad de involucrar a las personas en la conversación también es importante, además de un amplio conocimiento sobre el negocio para responder preguntas de forma rápida y precisa.
Las habilidades multitarea también son habilidades importantes para una recepcionista. La mayoría de los recepcionistas estarán muy ocupados durante todo el día, contestando teléfonos que suenan, atendiendo a personas que vienen a la oficina y realizando otras tareas de oficina en la computadora. Muchos también son responsables de tareas tales como programar reuniones, ordenar almuerzos o preparar ciertos informes. Como resultado, estas habilidades multitarea van de la mano con excelentes habilidades organizativas. Una recepcionista debe poder mantenerse organizada y al tanto de ciertas tareas sin recordatorios constantes o instrucciones de los superiores en una oficina.
Además, también es necesario tener ciertas habilidades generales de oficina para una recepcionista. Los recepcionistas y los asistentes de oficina deben saber cómo utilizar sistemas telefónicos de varias líneas, computadoras y ciertos tipos de software de oficina, como procesadores de texto y programas de hojas de cálculo, y otras herramientas como una copiadora y una máquina de fax. La mayoría de los recepcionistas deberían ser capaces de escribir una cierta cantidad de palabras por minuto y tener una gran atención al detalle para detectar errores. En ciertas áreas del mundo, los recepcionistas multilingües son muy buscados para brindar un excelente servicio al cliente a toda la base de clientes. Ciertos empleadores pueden requerir otras habilidades en la lista de trabajos, pero estos son los más comunes.