Las mayores ventajas de la videoconferencia son la eficiencia y el costo. En una videoconferencia, nadie tiene que viajar más allá de la pantalla de su computadora. Los participantes pueden iniciar sesión desde cualquier lugar, y todo lo que generalmente se requiere es tecnología informática básica y algún tipo de software de videoconferencia. El ahorro de costos suele ser enorme. No solo se conservan los costos de viaje y tiempo perdido en tránsito, sino que los espacios para conferencias no tienen que ser alquilados, reservados o mantenidos.
A medida que Internet se ha vuelto más omnipresente, el uso de videoconferencias en línea se ha vuelto cada vez más popular en el mundo de los negocios. La videoconferencia permite a las corporaciones, organizaciones y otros grupos comerciales transmitir sus conferencias en línea en tiempo real. Esto permite una participación mucho más sólida, tanto de los participantes ubicados de forma remota como de los participantes locales que pueden no tener tiempo para salir de sus oficinas o viajar por la ciudad.
Los primeros días de la videoconferencia estuvieron marcados por componentes de video para conferencias de la vida real. Las ventajas de este tipo de videoconferencia siguen siendo válidas y todavía se usan en la actualidad. Muchas conferencias importantes se transmiten en simultáneo o por web en versiones de transmisión en línea, para permitir la participación remota. Los participantes que miran estas videoconferencias en línea generalmente pueden participar enviando un correo electrónico a un moderador o mediante funciones de chat interactivo en el sitio de videoconferencia.
Las ventajas de la videoconferencia solo se han expandido con la tecnología cambiante. Si bien las transmisiones por Internet siguen siendo formas comunes de utilizar la tecnología de videoconferencia para integrar a los participantes remotos, la tecnología también se utiliza para vincular a los participantes exclusivamente remotos. Una de las principales ventajas del software de videoconferencia hoy en día es la capacidad de organizar exclusivamente reuniones y conferencias en línea.
Los sistemas de videoconferencia no son generalmente complejos, y se necesita relativamente poco equipo de videoconferencia para organizar una reunión exitosa en línea. Todo lo que generalmente se requiere es una computadora lista para Internet, una cámara web y algún tipo de software de videoconferencia. Por lo general, hay una gran cantidad de paquetes de software para elegir, desde programas gratuitos basados en la web hasta aplicaciones más seguras y protegidas con contraseña. Algunos programas de conferencia son capaces de convertir los teléfonos móviles en oficinas móviles, y la mayoría permite el acceso desde cualquier lugar donde haya una conexión a Internet.
Una de las principales ventajas de la videoconferencia es la capacidad de reunir rápidamente a personas de diversos lugares y zonas horarias. La mayoría de los programas de software crean una «sala de reuniones» virtual donde los participantes pueden iniciar sesión, activar sus cámaras web y participar e interactuar entre ellos como si todos estuvieran en la misma sala. Las videoconferencias se pueden diseñar como mesas redondas o como presentaciones de una o más personas. La mayoría de las veces, los participantes pueden chatear visiblemente entre sí a través de video y no son relegados a salas de chat o correspondencia por correo electrónico. Los participantes también pueden cargar y descargar fácilmente documentos en el transcurso de una videoconferencia.
Otra ventaja de la videoconferencia es la capacidad lista para archivar procedimientos. La mayoría de las veces, las videoconferencias se pueden guardar, realizar copias de seguridad y revisar en otro momento. Esto permite a las empresas tener un registro de todo lo que se emprendió o decidió en una reunión sin tener que designar a un participante como secretario o registrador.
Cada vez más empresas eligen las videoconferencias en lugar de las tradicionales, tanto para ahorrar dinero como para aumentar la productividad de los empleados. Con esto, más personas a menudo pueden participar, a bajo costo o sin costo para nadie. Si bien algo se pierde en ausencia de verdaderos encuentros cara a cara, para las empresas con oficinas en varias ciudades o incluso en varios países, las ventajas de la videoconferencia son difíciles de superar.
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