La gestión total de activos es una actividad comercial que incluye actividades contables y físicas. Las empresas a menudo tienen métodos diferentes, aunque a veces similares, para administrar los activos necesarios para administrar la empresa. Estos métodos a menudo incluyen la gestión de activos de instalaciones o cimientos. La primera es común en las empresas con fines de lucro, mientras que la segunda lo es más en las empresas sin fines de lucro. Las empresas pueden usar cualquier método general para completar la gestión total de activos.
La gestión de activos de las instalaciones separa los artículos por clase de activo. Las clases a menudo incluyen propiedades, edificios e infraestructura junto con equipos, vehículos y otros artículos. El control físico es necesario para proteger los activos que una empresa almacena o usa en sus instalaciones. Por ejemplo, una empresa puede necesitar bloquear activos en edificios y habitaciones específicas. Restringir el acceso a los activos asegura que los empleados no abusen de los artículos por los cuales una compañía gasta fondos abundantes para ponerlos en servicio.
La gestión de activos de la Fundación es un método muy diferente de gestión total de activos. Este proceso separa los activos por las clases de humanos, intelectuales, políticos y financieros. Estos activos son de naturaleza física e intangible. Las compañías sin fines de lucro utilizan este proceso de gestión de activos totales para mantener la separación entre los activos para uso específico en diversas actividades filantrópicas. Otros grupos de activos pueden ocurrir en organizaciones sin fines de lucro siempre que reciban donaciones de activos específicos de individuos externos.
La gestión total de activos también requiere una contabilidad adecuada además de la separación de activos físicos. Para cada grupo de activos, las organizaciones necesitan colocar un monto en dólares e incluirlos en los estados financieros. El balance general generalmente retiene el valor en dólares de los activos. Los activos físicos generalmente tienen su precio histórico incluido en esta declaración. Dependiendo de los principios contables actuales, el valor de mercado de cada activo puede estar en el estado de cuenta, ya que esto presenta el costo real de reemplazo.
Puede ser necesario un sistema computarizado de gestión de activos para rastrear y mantener registros de activos en el proceso total de gestión de activos. Estos sistemas a menudo usan códigos de barras y dispositivos de escaneo para rastrear físicamente los activos en el negocio. Por ejemplo, cada computadora utilizada en un espacio de oficina tendrá un código de barras en el monitor y la torre. Periódicamente, un empleado escanea cada código de barras para garantizar que la empresa contabilice todos los activos en la oficina. Cada grupo de activos físicos generalmente tiene su propio conjunto de códigos de barras para rastrear activos.
Las grandes organizaciones a menudo tienen unos pocos empleados que rastrean los activos. Estas personas son responsables de rastrear los activos físicos e intangibles. Al final del inventario de activos físicos, es necesaria la conciliación con los libros de contabilidad para garantizar informes precisos.
Inteligente de activos.