La gestión de activos de TI es la gestión de todos los recursos de tecnología de la información para una empresa u organización. Los recursos de TI se refieren tanto a equipos de hardware como a programas de software que las organizaciones utilizan para realizar negocios. Estos activos de la empresa pueden incluir equipos informáticos, equipos móviles, equipos digitales y aplicaciones de software. La contabilidad adecuada de los activos comerciales es una tarea esencial para las empresas y organizaciones, pero el seguimiento de los activos puede ser difícil. Al desarrollar un proceso de gestión de activos de TI, las empresas deben seguir los siguientes pasos: realizar un inventario exhaustivo, realizar una revisión de planificación de capital, utilizar software de gestión de activos y revisar el proceso de gestión de activos de TI en sí.
Uno de los primeros pasos en la gestión de activos de TI es determinar qué activos tiene la empresa u organización. La mejor manera de completar este paso es realizar un inventario exhaustivo de todos los activos de TI relevantes. Las empresas suelen rastrear los siguientes equipos de hardware: servidores, computadoras, computadoras portátiles, monitores, impresoras, máquinas de fax y escáneres. Cuando se trata de inventariar software, las empresas deben registrar las aplicaciones de software que poseen y la cantidad de licencias asociadas con cada programa. La forma más fácil de inventariar estos artículos es asignar a cada activo un número y registrar dónde se encuentra.
El objetivo principal de la gestión de activos de TI es monitorear los recursos de TI de la organización y garantizar que el presupuesto de TI de la organización se gaste sabiamente. Una buena manera de alcanzar este objetivo es realizar una revisión de planificación de capital. Esta revisión ayuda a una organización a planificar grandes compras de equipos para reemplazar sus equipos existentes a medida que se vuelven obsoletos o se rompen. De esta manera, las organizaciones pueden introducir gradualmente nuevos equipos y distribuir los costos durante varios años en lugar de absorberlos todos a la vez.
La realización del inventario y la revisión de la planificación de capital se pueden facilitar con el software de gestión de activos. En lugar de mantener el inventario en papel o en una hoja de cálculo, las organizaciones pueden ingresar su información de inventario en el sistema. El sistema puede rastrear los activos de TI desde la adquisición hasta la eliminación, y algunos sistemas se pueden configurar para descubrir nuevo hardware o software agregado a la red. Además, el sistema puede rastrear si la organización está subutilizando o sobreutilizando sus licencias de software. Las organizaciones pueden reducir los costos al no comprar licencias no utilizadas, y también pueden evitar las sanciones que conlleva la violación de los acuerdos de licencia.
Después de cada ciclo de gestión de activos de TI, puede ser valioso revisar el proceso de gestión del ciclo en sí. Las organizaciones pueden garantizar que su proceso sea eficiente y rastree los activos comerciales necesarios. Después de algunos ciclos, las organizaciones pueden notar que no necesitan rastrear ciertos activos, pero sí necesitan rastrear otros. Esta revisión también puede descubrir que una organización necesita educar mejor a sus empleados en el manejo de equipos.
Inteligente de activos.