Los empleados y administradores de la nómina son responsables de pagar a los empleados de la compañía, deducir los impuestos de los salarios y transferir los fondos de los cheques de pago a las cuentas de jubilación y los fondos de seguros. Muchas compañías no requieren que los empleados hayan recibido ningún tipo de capacitación formal. Sin embargo, muchas universidades ofrecen cursos sobre procesamiento de nómina y algunas empresas requieren que los empleados hayan obtenido estas calificaciones de nómina o que tengan un título universitario. Otros tipos de calificaciones de nómina que los empleadores prefieren incluyen licencias de contabilidad y varios tipos de credenciales de recursos humanos.
En general, los empleadores requieren que los empleados del departamento de nómina se hayan graduado de la escuela secundaria. Muchas universidades ofrecen cursos a corto plazo sin licenciatura en procesamiento de nómina o contabilidad y este tipo de calificaciones de nómina a menudo son solicitadas por los empleadores. En algunos casos, los cursos de contabilidad pueden cubrir las prácticas de contabilidad en general en lugar de la contabilidad de la nómina, pero los conceptos aprendidos durante estas sesiones se pueden aplicar al trabajo de la nómina, así como a otros tipos de trabajo administrativo.
Las principales empresas emplean a un gran número de empleados y algunas empresas prefieren que los empleados superiores tengan un amplio conocimiento de la contabilidad, ya que el procesamiento de la nómina puede ser bastante complejo cuando se trata de un mayor número de trabajadores y cantidades importantes de dinero. En muchos países, las autoridades reguladoras o las asociaciones de contabilidad administran los exámenes de contabilidad y los candidatos seleccionados reciben licencias o certificados de finalización. Estas credenciales contables se encuentran entre las calificaciones de nómina que a menudo se enumeran como requisitos previos de trabajo en las listas de empleo. Además de los cursos formales de contabilidad, algunas universidades ofrecen clases de contabilidad durante las cuales se enseñan los principios básicos de contabilidad. Las personas que asisten a estas clases a menudo pueden obtener empleo como empleados de nómina.
En algunas empresas, el personal de recursos humanos (RRHH) es responsable de negociar los salarios del personal y de procesar la nómina. En consecuencia, las personas que buscan trabajar en el departamento de nómina normalmente deben tener experiencia previa en recursos humanos. Algunas universidades ofrecen clases vocacionales en gestión de recursos humanos y estas clases a veces incluyen un segmento en el procesamiento de la nómina. Además, algunos empleadores prefieren contratar empleados que tengan títulos universitarios en materias relacionadas con la contabilidad, como matemáticas o finanzas, mientras que otras firmas buscan candidatos con títulos de licenciatura en gestión de recursos humanos.
Las empresas de tecnología de la información (TI) comercializan ciertos tipos de programas de software de nómina para empresas de todos los tamaños. Algunas empresas de TI envían entrenadores corporativos para llevar a cabo capacitación en el trabajo durante la cual se les enseña a los empleados cómo usar este software. Otras empresas configuran módulos de capacitación en línea o envían materiales de capacitación con programas de software. Dado que muchos programas de software se utilizan en toda la industria, algunos empleadores requieren que los solicitantes de empleo hayan recibido algún tipo de capacitación en software y, en algunos casos, las calificaciones de nómina que buscan estas empresas pueden incluir un certificado de finalización.